Riskbedömning: så gör ni den, vad lagen kräver och mall med handlingsplan

Måndag, halv fyra, i personalrummet efter lunchrusningen. Elin är restaurangchef och har tre saker på en lapp. Skyddsronden i förra veckan hittade en trasig lampa vid varumottagningen. Mehmet skrev i chatten att det stänker från fritösen igen. Och Klara, som stänger på torsdagar, står ensam i kassan den sista timmen. Allt är sant, och inget är gjort. Vilken tar Elin först, och vem bestämmer det?

Kort svar: En riskbedömning är när ni går igenom arbetet och avgör vad som kan orsaka ohälsa eller olycksfall, och hur allvarligt det är. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:1 ska arbetsgivaren göra den regelbundet, före förändringar och alltid skriftligt, hur få ni än är (11 §). Det som inte åtgärdas direkt går in i en handlingsplan med ansvarig och datum (13 §).

Elin är påhittad, men lappen känner du nog igen om du är chef i restaurang, på hotell eller i butik, med en enhet eller tjugo. Guiden håller isär lag, allmänna råd och det som bara är klokt. Vill du börja direkt kan du ladda ner mallen för riskbedömning och handlingsplan (PDF).

Vad är en riskbedömning?

En riskbedömning är steget där ni väger det ni har hittat i arbetsmiljön: hur troligt är det att någon skadas eller blir sjuk, och hur illa kan det gå? Ett allmänt råd i AFS 2023:1, Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete, beskriver en risk just så: “sannolikheten för att ohälsa eller olycksfall i arbetet uppstår och följderna av detta”.

Riskbedömningen är ett av fyra steg som upprepas i det systematiska arbetsmiljöarbetet: undersöka, riskbedöma, åtgärda och kontrollera åtgärderna. Skyddsronden hittar riskerna och tillbuden visar var det nästan gick fel. Riskbedömningen avgör vad ni gör åt dem, och i vilken ordning.

Arbetsmiljöarbetet ska omfatta fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden (5 § i AFS 2023:1), så schemat räknas lika mycket som fritösen. Blanda inte ihop riskbedömningen med faroanalysen i ert HACCP-arbete, som gäller faror i maten. Riskbedömningen gäller dem som jobbar.

Vad säger lagen om riskbedömning?

Enligt arbetsmiljölagen ska arbetsgivaren fortlöpande undersöka riskerna i verksamheten och vidta de åtgärder som behövs (3 kap. 2 a §). Hur det ska gå till står i AFS 2023:1, som gäller sedan den 1 januari 2025 och ersatte AFS 2001:1: riskerna ska bedömas regelbundet och före förändringar, och bedömningen ska alltid vara skriftlig.

Arbetsgivaren ansvarar, skyddsombudet är med

Ansvaret ligger på arbetsgivaren, även när chefen på enheten gör jobbet. Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna och skyddsombuden “möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet” (6 § i AFS 2023:1), och enligt arbetsmiljölagen ska skyddsombudet delta när handlingsplaner upprättas (6 kap. 4 §). Ingen regel säger att skyddsombudet ska skriva under.

Alltid skriftlig, hur få ni än är

“Riskbedömningar ska alltid dokumenteras skriftligt”, står det i 11 § i AFS 2023:1. Av dokumentationen ska det framgå “vilka riskerna är, och om de är allvarliga”. Mer än så kräver föreskriften inte av själva dokumentet.

Vad är krav och vad är råd?

Lag och föreskrift är bindande. Allmänna råd och vägledning är inte bindande, och god praxis är det som brukar fungera.

Vad som gäller	Sorts regel	Källa
Undersök riskerna fortlöpande och åtgärda dem	Lag	Arbetsmiljölagen 3 kap. 2 a §
Bedöm riskerna regelbundet och före förändringar	Föreskrift	AFS 2023:1 11 §
Skriv ner riskbedömningen: vilka riskerna är och om de är allvarliga	Föreskrift	AFS 2023:1 11 §
Skriv in det som inte åtgärdas direkt i en handlingsplan, med när och vem	Föreskrift	AFS 2023:1 13 §
Kontrollera genomförda åtgärder	Föreskrift	AFS 2023:1 13 §
Bedöm så ofta som riskerna kräver	Allmänt råd	AFS 2023:1, till 11 §
Åtgärda de allvarligare riskerna först, och börja vid källan	Allmänt råd	AFS 2023:1, till 13 §
Bedöm risken som låg, medel eller hög	Vägledning	Prevent
Sätt ett datum för när åtgärden ska kontrolleras	God praxis	Prevent

Hur ofta ska ni göra en riskbedömning?

Regelbundet, före förändringar och när något tyder på att ni har missat en risk. Det finns ingen fast frekvens: “Hur ofta undersökningar behöver göras beror på vilka risker som finns i verksamheten”, säger ett allmänt råd till 11 § i AFS 2023:1.

Ingen regel säger en gång om året. Det årliga i AFS 2023:1 är uppföljningen av hela arbetsmiljöarbetet (14 §), inte riskbedömningen. Gör också en riskbedömning:

• när varningssignalerna kommer: tillbud, felhandlingar, vantrivsel och ökad korttidsfrånvaro, enligt samma allmänna råd
• innan arbete med en kemisk riskkälla börjar (AFS 2023:10 7 kap. 5 §)
• genast när en medarbetare berättar att hon är gravid, ammar eller nyligen har fött barn (AFS 2023:2 7 kap. 5 §)

Riskbedömning vid förändringar och omorganisation

När ni planerar en förändring ska ni undersöka om den medför risker och bedöma dem, enligt 11 § andra stycket i AFS 2023:1. Arbetsmiljöverket nämner “förändringar av arbetsmetoder eller arbetstider” som exempel. Hos er kan det vara:

• en nyöppning eller en ombyggnad
• en ny fritös, diskmaskin eller annan utrustning
• nya öppettider, som inför julhandeln
• en person färre på kvällspasset, eller två enheter som får en gemensam chef

Det sista är en omorganisation, även om ingen kallar det så. Skyddsombudet ska delta när nya eller ändrade lokaler, arbetsmetoder och arbetsorganisation planeras (6 kap. 4 § arbetsmiljölagen). Bjud alltså in ombudet medan ni planerar, inte efter beslutet.

Hur gör man en riskbedömning?

Välj ett arbetsmoment eller ett område, gå igenom det med skyddsombudet och någon som gör jobbet, och skriv ner varje risk, vem den kan drabba, hur allvarlig den är och vad ni gör åt den. Stegen finns i mallen för riskbedömning. Titta i rusningen och prata i lugnet, med den som stod där.

Vilka ska vara med?

Chefen, skyddsombudet och minst en person som gör jobbet, gärna den som stänger. Ställ frågor som får folk att berätta:

• Vad brukar gå snett när det är som mest att göra?
• Vad gör du när du är ensam kvar?
• Vad har du slutat säga till om, för att inget händer ändå?

Ta med protokollet från skyddsronden, tillbuden sedan sist och resultatet från medarbetarundersökningen.

Låg, medel eller hög: en enkel riskmatris

AFS 2023:1 kräver ingen metod och ingen riskmatris. Prevent skriver: “Ofta räcker det med en enkel riskbedömning där ni bedömer om risken är låg, medel eller hög.” Vissa risker behöver enligt Prevent en mer grundlig bedömning i en riskmatris, med sannolikhet och konsekvens.

Väg ihop hur troligt det är och hur illa det kan gå till en nivå. Det är vad en riskmatris gör, bara utan rutor. Skalan Låg, Medel och Hög är vårt förslag, och Hög betyder att risken är allvarlig. Då framgår det av papperet vilka risker ni bedömer som allvarliga, en av de två saker som 11 § säger att dokumentationen ska visa.

Välj åtgärder som håller

Ta de allvarligare riskerna först, och börja vid källan. Båda är allmänna råd till 13 § i AFS 2023:1: “I första hand bör en åtgärd syfta till att få bort eller minska risken redan vid källan.” En mindre korg i fritösen minskar stänket. En lapp om att vara försiktig gör det inte. Blir åtgärden en ny rutin, skriv ner den steg för steg och lägg den i personalhandboken.

Vad ska en handlingsplan innehålla?

En handlingsplan ska visa varje åtgärd som inte görs direkt, när den ska vara genomförd och vem som ska se till att den blir gjord. Det kräver 13 § i AFS 2023:1, och genomförda åtgärder ska kontrolleras.

Åtgärder ska genomföras “omedelbart, eller så snart det är praktiskt möjligt”, och bara de som inte görs direkt ska skrivas in. Arbetsmiljölagen säger samma sak kortare: “Åtgärder som inte kan vidtas omedelbart ska tidsplaneras” (3 kap. 2 a §).

På Elins lapp blir det tre svar. Lampan byts i dag och behöver ingen rad. Fritösen får mindre korgar på fredag och står i planen till dess. Fram till fredag fylls korgarna bara till hälften. Kassan kan inte vänta på nästa schema. Bedömer ni att stängningen innebär en påtaglig risk för våld eller hot om våld får den inte göras ensam, inte ens medan planen löper (AFS 2023:2 5 kap. 7 §). Då stänger någon med Klara redan på torsdag.

Handlingsplanen i mallen har fyra kolumner:

• Åtgärd, så konkret att någon annan kan göra den.
• Ansvarig, en person och inte “köket”.
• Klart senast, ett datum och inte “snarast”.
• Kontrollerad, med datum och av vem, när kontrollen är gjord.

Att kontrollen görs är ett krav. Ett datum för när den ska göras föreslår Prevent, och det är god praxis.

Gå igenom de öppna raderna som en stående punkt på APT:n, så att kvällspasset också hör vad som blev gjort. Räckte åtgärden inte, eller skapade den nya risker, kan ni behöva göra mer, enligt ett allmänt råd till 13 §.

Riskbedömning i restaurang, hotell och butik

Några risker återkommer överallt: halka, tunga lyft, ensamarbete, hot och arbetsbelastning.

I restaurangen

I restaurangköket börjar ni vid fritösen, golvet och disken.

• Fritös och heta ytor. Heta ytor ska vara utformade så att brännskador undviks (AFS 2023:12 6 kap. 12 §), och riskerna med arbetsutrustning som fritösen ska riskbedömas (AFS 2023:11 2 kap. 4 §).
• Halka. Arbetsgivaren ska “särskilt ta hänsyn till risken för skada genom fall” (AFS 2023:10 4 kap. 4 §).
• Disk. Kemikaliereglernas undantag gäller bara eget bruk vid disk och städning i pentry, lunchrum eller liknande (AFS 2023:10 7 kap. 1 §). Vi läser det som att disken i ett restaurangkök omfattas, och då kräver 7 kap. 12 § mer av dokumentationen, till exempel när nästa riskbedömning är planerad. “Klorgas kan bildas när desinfektionsmedel blandas felaktigt”, varnar Arbetsmiljöverket.

På hotellet

På hotellet handlar mycket om kroppen och om natten.

• Bäddning och städning. Tunga lyft bedöms utifrån hur länge, hur ofta och hur mycket (AFS 2023:10 6 kap. 4 §), och organisatoriska förhållanden räknas också, som hur många rum ett pass ska hinna.
• Nattportiern. Arbetsgivaren ska beakta den särskilda risken med ensamarbete (3 kap. 2 § arbetsmiljölagen), också när det finns folk i närheten men ingen säker hjälp i en kritisk situation (AFS 2023:2 6 kap. 1 §).
• Nattarbete. Arbetsgivaren ska anordna medicinska kontroller för nattarbetande (AFS 2023:15 3 kap. 7 §).

I butiken

I butiken kräver hot och våld mest, och det har ett eget kapitel i AFS 2023:2.

• Hot och våld. Arbete med risk för våld eller hot om våld ska ha särskilda säkerhetsrutiner (5 kap. 3 §) och larm om det behövs för säkerheten (6 §). Tillbud med våld eller hot ska utredas och dokumenteras (8 §).
• Ensam vid stängning. Är risken för våld eller hot påtaglig får uppgiften inte göras ensam (5 kap. 7 §). Det avgörs, enligt ett allmänt råd, i en riskbedömning “med en helhetssyn på den aktuella situationen”.

Organisatorisk och social arbetsmiljö

Arbetsgivaren ska se till att arbetsuppgifterna “inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning” (AFS 2023:2 2 kap. 6 §). Arbetstidens förläggning (9 §) och kränkande särbehandling (10 och 11 §§) har egna paragrafer. På golvet är det lunchrusningen som alltid går med en person för lite, och de tre som tar alla kvällar i december.

Flera enheter: samma risk på tio adresser

Gör bedömningen där arbetet görs, med enhetens chef, skyddsombudet och personalen där, och låt huvudkontoret ta hand om det som är gemensamt. Det är vårt förslag, för föreskrifterna säger inget om hur ni delar upp arbetet.

• Gemensamma risker bedöms en gång. Fritösmodellen, kassarutinen och rengöringsmedlen är ofta likadana överallt. Bedöm dem en gång, och låt ändringen ligga hos den som köper in och skriver rutinen. Hittar en enhet en ny risk i det gemensamma, som oljestänket hos Elin, kontrollerar ni den på alla adresser samma vecka.
• Lokala risker bedöms där de finns. Lastkajen, trappan till kylrummet, en reception utan grannar på natten. Enhetens chef går också igenom den gemensamma bedömningen på plats, så det behöver inte bli tio bedömningar från noll.
• Deltid, extrapersonal och minderåriga räknas med. Fråga vem som stänger när de fasta är lediga. Svaret är ofta extrapersonalen, och Arbetsmiljöverkets vägledning frågar just: “Finns särskilda risker för tillfälliga arbetstagare?” För den som är under 18 gäller egna regler, se de vanliga frågorna.
• Skriv ner vem som gör vad, centralt och på varje enhet. Uppgifterna i arbetsmiljöarbetet ska vara fördelade (9 § i AFS 2023:1).

Tio pärmar ger tio sätt att skriva och inget sätt att jämföra. Med samma mall och skala på alla enheter går planerna åtminstone att lägga bredvid varandra. Fråga enhetschefen om raderna som har stått still, inte om pärmen finns.

Mall för riskbedömning

Mallen för riskbedömning och handlingsplan är en gratis PDF på tre sidor: ladda ner mallen för riskbedömning och handlingsplan (PDF). Första sidan är riskbedömningen, med kolumner för risk, vem som kan skadas och hur, bedömning och åtgärd. Andra sidan är handlingsplanen: åtgärd, ansvarig, klart senast och kontrollerad, med datum och av vem. Tredje sidan har exemplen nedan.

Ingen lag eller föreskrift kräver en viss blankett, och mallen gör inte bedömningen åt er.

Så gör ni riskbedömningen

• Välj ett arbetsmoment eller ett område, till exempel fritösen, stängningen eller varumottagningen.
• Gå igenom det med skyddsombudet och någon som gör jobbet, gärna på plats under ett vanligt pass.
• Skriv varje risk på en egen rad, och vem som kan skadas, när och hur.
• Bedöm varje risk som Låg, Medel eller Hög: hur troligt är det, och hur illa kan det gå?
• Gör det som går direkt. Skriv resten i handlingsplanen med en ansvarig och ett datum.
• Kontrollera att åtgärden fungerade, och bedöm riskerna igen före nästa förändring.

Exempel på risker i restaurang, hotell och butik

Risk	Vem och när	Bedömning	Åtgärd
Oljestänk när frysta pommes sänks i fritösen	Kocken, i middagsrusningen	Hög	Mindre korgar, märkt fyllnadsgräns och genomgång vid introduktionen
Halka på vått golv vid disken	Diskaren och servisen, vid stängning	Medel	Halkfri matta och torkat golv innan sista disken
Starkt rengöringsmedel vid påfyllning av diskmaskinen	Diskaren, vid varje påfyllning	Medel	Doseringspump, handskar och skyddsglasögon vid dunken
Tunga lyft och böjd rygg vid bäddning	Städpersonalen, vid utcheckningen	Medel	Bädda två och två i dubbelrummen och lyft aldrig en madrass ensam
Hot från berusad gäst i receptionen	Nattportiern, ensam nattetid	Hög	Larm och väktaravtal, och ingen ensam de nätter risken för hot är påtaglig
Ensam i kassan vid kvällsstängning	Den som stänger, sista timmen	Hög	Två på stängningen från nästa pass och så lite kontanter som möjligt
Tunga kollin vid varumottagningen	Butikspersonalen, när leveransen kommer	Medel	Rullbord vid kajen och två personer på tunga kollin
Leveranser som blockerar nödutgången	Alla, under julhandeln	Hög	Fast plats för pallar och kontroll vid öppning
Trasig lampa vid varumottagningen	Den som tar emot leveransen tidigt på morgonen	Låg	Byt lampan samma dag, så behövs ingen rad i handlingsplanen

Bedömningarna är exempel. Samma fritös kan vara Medel i ett kök med en korg i taget och Hög i ett annat, så bedöm efter er lokal, era pass och det som faktiskt har hänt.

Från pärmen till passet med Todolo

Riskbedömningen görs vid ett bord, men riskerna finns i passet: vid fritösen mitt i middagsrusningen och i kassan när någon stänger ensam. Där är teamet, och där behöver handlingsplanen leva. Todolo är appen för hela passet, en medarbetarapp för personalen på golvet.

Den som ser en risk rapporterar den i telefonen, direkt på punkten i checklistan eller i ett formulär ni har byggt, med bild. Ärendet får en ansvarig och ett förfallodatum. Allvarlighetsgraden följer den skala ni själva sätter upp, till exempel låg, medel och hög.

Handlingsplanen kan bli ett arbetsflöde med era egna fält, där regler skickar ärendet till chefen för den enhet som valts. En ny rutin blir en schemalagd checklista per enhet, och ändrade instruktioner går ut i flödet med läskvittens.

Hos Taco Bell Sverige går trasig utrustning från felanmälan vidare som ett ärende, inte som ett meddelande i en gruppchatt. ESS Group har en egen kanal för säkerhetsobservationer och kör AJ/OJ-rapporteringen i arbetsflöden. Läs mer om ärenden och arbetsflöden i Todolo Operations.

Todolo har ingen färdig modul för riskbedömning, och bedömningen och ansvaret ligger kvar hos arbetsgivaren.

Vanliga frågor om riskbedömning

Måste små företag göra en skriftlig riskbedömning?

Ja. “Riskbedömningar ska alltid dokumenteras skriftligt”, enligt 11 § i AFS 2023:1, också i ett kafé med tre anställda. Handlingsplanen ska också vara skriftlig (13 §). Gränsen på tio arbetstagare gäller bara policyn, rutinerna, uppgiftsfördelningen och den årliga uppföljningen (7, 8, 9 och 14 §§). De krävs ändå, men först från tio arbetstagare måste de stå på papper. Föreskriften säger “i verksamheten”, och vi läser det som hela arbetsgivaren, inte varje restaurang för sig.

Är riskanalys och riskbedömning samma sak?

I arbetsmiljön menar de flesta samma sak. AFS 2023:1 använder ordet riskbedömning (11 §). Vissa skiljer på att analysera vad som kan hända och att bedöma hur allvarligt det är, men kravet blir detsamma. Ordet riskanalys används också i helt andra sammanhang, som informationssäkerhet.

Vad gör vi om chefen och skyddsombudet bedömer risken olika?

Prata om varför ni landar olika, gärna på platsen och med den som gör jobbet. Beslutet och ansvaret är arbetsgivarens, men skriv gärna ner båda bedömningarna. Skyddsombudet kan begära åtgärder eller en undersökning, och händer inget kan ombudet be Arbetsmiljöverket pröva ett föreläggande eller förbud (6 kap. 6 a § arbetsmiljölagen). Vårt råd: välj den högre bedömningen tills ni vet mer.

Behövs en särskild riskbedömning när vi anställer någon under 18?

Ni behöver ingen bedömning per person, men riskbedömningen ska ta särskild hänsyn till den minderårigas mognad, ålder och förutsättningar (AFS 2023:2 8 kap. 4 §). Enligt ett allmänt råd gäller det risker som är typiska för olika åldersgrupper. Skyddsombudet ska meddelas när ni beslutar att anställa en minderårig (7 §). Tiderna för kvällar och nätter skiljer sig mellan åldrarna, så läs Arbetsmiljöverkets sida om minderåriga.

Vad händer om vi inte har gjort någon riskbedömning?

Vid en inspektion får ni först ett inspektionsmeddelande, som enligt Arbetsmiljöverket inte är juridiskt bindande. Rättar ni inte till bristen kan myndigheten besluta om föreläggande eller förbud, och det får förenas med vite (7 kap. 7 § arbetsmiljölagen). Bryter ni mot ett föreläggande utan vite kan det ge böter (8 kap. 1 §). AFS 2023:1 finns inte på Arbetsmiljöverkets lista över regler med sanktionsavgift.

Kan Todolo göra riskbedömningen åt oss?

Nej. Bedömningen gör ni, med skyddsombudet och dem som gör jobbet, och ansvaret ligger kvar hos arbetsgivaren. Todolo har ingen färdig modul för riskbedömning och uppfyller inget krav åt er. Appen bär det som kommer efter: den som ser en risk rapporterar den som en avvikelse med ansvarig och förfallodatum, och handlingsplanen kan följas i ett arbetsflöde.

Börja med tre risker ni redan känner till

Ni behöver ingen hel dag. Ta de tre risker som personalen redan pratar om: den som nämns vid varje stängning, den från senaste tillbudet och den som stod kvar efter förra skyddsronden. Gå dit med skyddsombudet och någon från passet, skriv en rad per risk i mallen och ge varje åtgärd som inte görs direkt ett namn och ett datum. Börja med den ni bedömer som Hög.

På trettio minuter visar vi hur er handlingsplan skulle se ut i Todolo, enhet för enhet. Ni behöver inte teckna något långt avtal, och ni har 30 dagars pengarna-tillbaka-garanti.

Boka en demo på trettio minuter