Digital egenkontroll: så bygger ni ett egenkontrollprogram (EKP) som används

Inspektören från kommunen ber att få se temperaturerna för kylrummet de senaste tre månaderna. Listan finns. Den sitter i en pärm på kontoret. En vecka i juli är tom, och ingen vet vem som skulle ha fyllt i den.

Det är oftast där egenkontrollen brister. Inte för att rutinerna saknas, utan för att det är svårt att visa att de faktiskt följs. Den här guiden går igenom vad egenkontroll är, vilka egenkontrollprogram en restaurang, ett hotell eller en butik behöver, och hur ni gör egenkontrollen digital så att den lever i vardagen och inte bara i pärmen.

Vad är egenkontroll?

Egenkontroll betyder att ni själva ansvarar för att följa reglerna och själva kontrollerar att ni gör det. Myndigheten granskar sedan att er egenkontroll fungerar. Den skriftliga beskrivningen av hur ni gör kallas egenkontrollprogram, ofta förkortat EKP.

Ordet används i flera lagar. Elinstallatörer har egenkontrollprogram enligt elsäkerhetslagen, och verksamheter som påverkar miljön har egenkontroll enligt miljöbalken. Den här guiden handlar om det som gäller där ni har gäster och kunder: livsmedel, folköl och tobak.

Vilken egenkontroll gäller er?

Det beror på vad ni hanterar och säljer, inte på vilken bransch ni räknar er till. Ett hotell med frukostbuffé hanterar livsmedel. En butik som säljer snus behöver ett program för tobak.

Om ni	behöver ni	enligt
hanterar livsmedel, till exempel i ett kök, en frukostmatsal eller en butik	egenkontroll med grundförutsättningar och HACCP	EU:s förordning om livsmedelshygien (852/2004)
säljer folköl i butik	ett egenkontrollprogram för försäljningen	alkohollagen 5 kap. 5 §
serverar folköl utan serveringstillstånd	ett egenkontrollprogram för serveringen	alkohollagen 8 kap. 9 §
säljer tobak	ett egenkontrollprogram som bifogas ansökan om försäljningstillstånd	lagen om tobak och liknande produkter, 5 kap. 6 och 7 §§
säljer e-cigaretter eller påfyllningsbehållare	ett egenkontrollprogram som bifogas anmälan	lagen om tobak och liknande produkter, 5 kap. 16 §

För de flesta restauranger, hotell och butiker är det kommunen som kontrollerar att egenkontrollen fungerar, både för livsmedel och för försäljningen av folköl och tobak.

Vad ska ett egenkontrollprogram för livsmedel innehålla?

Livsmedelsverket beskriver egenkontrollen som rutiner, egna kontroller och uppföljning av verksamheten. Den vilar på två ben.

Grundförutsättningarna gäller alla livsmedelsföretag. Det är hygienrutinerna som allt annat bygger på:

• personalens utbildning och personliga hygien
• lokaler, utrustning och underhåll
• rengöring
• skadedjursbekämpning
• temperaturer, från varumottagning till servering
• vatten
• information om livsmedlen, till exempel allergener
• spårbarhet

HACCP-baserade förfaranden är obligatoriska för alla livsmedelsföretag utom primärproducenter. Ni tar reda på vad som kan göra maten osäker, var det kan hända och hur ni håller det under kontroll: vilka gränser som gäller, hur ni övervakar dem och vad ni gör när en gräns passeras. Vår guide till HACCP tar det steg för steg.

Hur stort programmet blir beror på vad ni gör. Ett kafé som säljer färdigförpackade smörgåsar har färre risker att hålla koll på än ett kök som tillagar, kyler ner och värmer upp. För många verksamheter finns också branschriktlinjer som Livsmedelsverket har bedömt, till exempel Svensk Dagligvaruhandels riktlinjer för butik. De är en bra utgångspunkt.

Egenkontrollprogram för folköl och tobak

För folköl, tobak och e-cigaretter beskriver programmet hur ni ser till att försäljningen följer reglerna. Det handlar framför allt om att ingen under 18 år ska kunna köpa, och om att personalen kan reglerna. För folköl står det uttryckligen i lagen: den som säljer ska svara för att personalen har de kunskaper som behövs.

Ett program brukar beskriva:

• hur ålderskontrollen går till och när ni frågar efter legitimation
• hur ny personal lär sig reglerna, och hur ni vet att de har gjort det
• vad personalen gör när någon inte kan visa legitimation
• hur ni följer upp att rutinerna fungerar

För tobak bifogas programmet ansökan om försäljningstillstånd, och för e-cigaretter bifogas det anmälan. Kommunen kan alltså ha läst ert program innan ni har sålt något.

Där egenkontrollen brukar brista

Programmet är sällan problemet. De flesta har rutiner som ser bra ut på papper. Det som brister är vardagen:

• Kontrollen görs men skrivs inte upp. När inspektören kommer räknas bara det som går att visa.
• Avvikelsen skrivs upp men ingen tar tag i den. Kylen har visat för hög temperatur tre dagar i rad, det står i listan, och ingen har ringt service.
• Fler enheter, fler versioner. Varje kök har sin egen pärm, och ingen vet vilken som gäller.
• Ny personal lär sig muntligt, av den som råkar jobba samma pass.

Så fungerar ett digitalt egenkontrollprogram

Med ett digitalt egenkontrollprogram blir varje rutin en checklista i mobilen, med en ansvarig och en tid. Det är samma program som i pärmen, men det säger till när något ska göras och sparar svaret.

• Kontrollerna sparas med namn och tid. Temperaturer loggas som värden, och ett foto av kylens display säger mer än en bock.
• Avvikelser blir ärenden. Det som inte stämmer rapporteras direkt, med en ägare och ett slutdatum, och ligger kvar tills det är åtgärdat.
• Rätt checklista på rätt plats. En QR-kod vid kylrummet eller varumottagningen öppnar rätt lista där personalen står.
• En mall för alla enheter. Ni bygger programmet en gång och rullar ut det till varje enhet, med lokala tillägg där det behövs.
• Historiken finns när någon frågar. När inspektören vill se juli tar ni fram juli.

Så ser digital egenkontroll för restaurang ut i praktiken, och samma upplägg fungerar för hotell och butik.

Steg för steg: bygg ert egenkontrollprogram (EKP)

1. Kartlägg vad som gäller er. Utgå från tabellen ovan: livsmedel, folköl, tobak eller e-cigaretter. Varje område behöver sina egna rutiner, även om ni samlar dem på ett ställe.
2. Skriv rutinerna. För livsmedel är det grundförutsättningarna och era HACCP-steg. För folköl och tobak är det ålderskontroll, utbildning och uppföljning. Skriv hur det görs, inte bara att det ska göras.
3. Gör rutinerna till kontroller. Bestäm för varje rutin hur ofta den ska göras, vem som gör den och vilket svar som sparas: ett värde, ett foto eller en bock med namn.
4. Bestäm vad som händer när något inte stämmer. Vem får veta, vad görs direkt och när ska det vara åtgärdat?
5. Se över programmet regelbundet. Gör det minst en gång om året, och alltid när ni byter meny, leverantör, lokal eller sortiment.

Vanliga frågor

Vad är skillnaden mellan egenkontroll och egenkontrollprogram?

Egenkontroll är det ni gör: rutinerna, kontrollerna och uppföljningen. Egenkontrollprogrammet är den skriftliga beskrivningen av hur ni gör det.

Vad betyder EKP?

EKP står för egenkontrollprogram, alltså den skriftliga beskrivningen av hur ni sköter er egenkontroll.

Måste egenkontrollen vara digital?

Nej. Reglerna kräver att egenkontrollen finns och fungerar, inte att den görs i ett visst format. Digitalt blir det lättare att se till att kontrollerna görs och att visa dem i efterhand.

Vem kontrollerar vår egenkontroll?

För de flesta restauranger, hotell och butiker är det kommunen, både för livsmedel och för försäljning av folköl och tobak.

Vad är skillnaden mellan egenkontroll och HACCP?

HACCP är en del av egenkontrollen för livsmedel. Grundförutsättningarna täcker den allmänna hygienen, och HACCP-arbetet de risker som finns i just er hantering.

Vad är skillnaden mellan egenkontroll och skyddsrond?

Egenkontrollen handlar om att verksamheten följer de krav som gäller den, till exempel för livsmedel. En skyddsrond handlar om arbetsmiljön och riskerna för dem som jobbar.

Kan Todolo skriva vårt egenkontrollprogram?

Nej. Det är ni som skriver programmet, och ansvaret är ert. Todolo är checklistorna ni gör kontrollerna med, ärendena när något inte stämmer och historiken när någon frågar.

Börja med pärmen ni redan har

Ni behöver inte skriva om något för att komma igång. Ta fram ert nuvarande program och gå igenom det med två frågor per rutin: när gjordes den senast, och var finns beviset? Rutinerna som saknar svar är de som brister vid nästa kontroll.

På trettio minuter visar vi hur ert egenkontrollprogram skulle se ut i Todolo, enhet för enhet. Ni behöver inte teckna något långt avtal, och ni har 30 dagars pengarna-tillbaka-garanti.

Boka en demo på trettio minuter