Logga in
SV
Boka en demo
Logga in

SVEN

Boka en demo

Byggd för hotell av hotellfolk

En personalapp för hotell som håller ihop hela huset

Ett hotell stänger aldrig riktigt. Dagen lämnas vidare pass efter pass, avdelning efter avdelning. Därför samlar vi det teamet behöver på ett ställe, mindre administration och systemkaos, mer tid för gästerna och för varandra.

Boka en demoSe de fyra delarna
EN PLATTFORM

Några av våra vänner

Från ett hotell till en hel kedja

Stadshotell, konferensanläggningar, spahotell och små fristående hus. Det här är den sortens team som sköter sin dag i appen.

  • Nobis
  • ESS Group
  • Rasta

Fyra moduler, en app

Allt ett hotell drivs av, på ett ställe

Operations, Communications, People och Knowledge. Varje modul löser ett problem ert hotell lever med i dag. Läs i ordning, eller hoppa direkt till det som gör mest ont.

Operations

Varje gäst får samma standard. Ni ser att det blir gjort.

Utcheckning elva, tjugo ankomster från tre, en dusch på 412 som slutat rinna undan och en konferensgrupp som flyttat sin fika. Ett hotell drivs av hundratals små uppgifter spridda över reception, housekeeping, restaurang, underhåll och konferens. De flesta bor i någons huvud. När den personen är ledig vacklar dagen.

Och när något går sönder kommer anmälan som den kommer: gästen nämner det vid utcheckningen, en städare sms:ar husfrun, någon lämnar en lapp i receptionen. Sedan bor ärendet på den lappen.

Med Todolo sköter dagen sig själv, och ni ser det hända på varje avdelning.

SOD och EOD, avdelning för avdelning
Start of day och end of day blir checklistor i telefonen: rumskontroller, städrutiner, ronderingar och frukostöppning, avdelning för avdelning. Bocka av med ena handen mitt i vändningen. Inget hänger på att någon kommer ihåg, oavsett vem som jobbar.
Rum som ser likadana ut oavsett vem som städat
Städrutinen körs likadant i varje rum, steg för steg i telefonen, och rumskontrollen loggas där jobbet görs. Oavsett om städaren jobbat här i sex år eller sex dagar, möts gästen av samma rum.
Felanmälningar som hittar sin ägare
En gäst säger i receptionen att duschen på 412 inte rinner undan. En städare hittar en trasig persienn. En konferensvärd anmäler en projektor som inte startar. Hur det än kommer in läggs det in en gång. Sedan skickar ert arbetsflöde det till exakt rätt avdelning, som en todo med namn och deadline.
Följ dagen i realtid
Se vilka rum som är klara, vad som är sent och var det fastnat, medan dagen pågår. Inte i en rapport nästa vecka. Receptionen kan svara gästen i disken i stället för att ringa runt i huset.
Ett hotell eller tjugo, samma standard
Driv ett hus eller tjugo: samma rutin körs likadant överallt, och ni ser varje hotell, inte ett genomsnitt. Öppnar ni ett nytt? Kopiera upplägget, så startar det med er standard från dag ett.

Färre överraskningar, lugnare pass och en chef som driver hotellet i stället för att springa efter det.

Läs mer om Operations

Communications

Ut ur WhatsApp-grupperna. In i ett flöde för hela huset.

En gruppchatt för housekeeping, en för receptionen, en pärm i disken, en lapp vid nyckelskåpet och en chef som upprepar samma sak pass efter pass. De som behöver informationen missar den, alla andra drunknar i den, och kollegan som läser svenska långsamt får gissa.

Överlämningen är inte jobbet. Den är det nästa pass går på.

Med Todolo landar allt i ett flöde: sorterat, översatt och läst.

All kommunikation på ett ställe
Ankomster, event i huset, passanteckningar och chattar bor i appen i stället för i fem privata grupper. Jobbet håller sig utanför privatlivet, och inget viktigt försvinner i en memetråd.
Överlämningen följer passet, inte personen
Nattens händelser, VIP-gästen som checkar in fyra, rummet som är ur drift: det skrivs en gång och läses av passet som tar vid. Ni ser vilka som kvitterat, så att ”ingen sa något till mig” slutar vara ett argument. Och den som kommer tillbaka efter två lediga dagar kan läsa sig till vad som hänt.
Rätt budskap till rätt avdelning
Inlägg går till ett hus, en avdelning eller ett pass, så att housekeeping inte begravs i konferensprat och nattpasset ser det som gäller natten. Mindre brus gör att mer faktiskt blir läst.
Alla läser på sitt eget språk
Skriv en gång, på ert språk. Varje kollega läser på sitt, automatiskt översatt, med originalet ett tryck bort. Chatten funkar likadant, åt båda hållen.
Automatisera rutinutskicken
Återkommande information går ut av sig själv, i tid, varje gång: veckans event, påminnelser och det ni säger varje måndag. Chefen slutar vara ett mänskligt notissystem.

Ett flöde i stället för fem grupper och ett pass som börjar med att veta.

Läs mer om Communications

People

Redo före första passet. Kvar efter säsongen.

På några veckor dubblas teamet inför högsäsongen. Säsongare, extrapersonal och inhyrda kollegor kliver in en fredag, får linneförrådet och nyckelrutinen visade av den som råkar ha en minut, och står på golvet en timme senare.

Sedan tar säsongen slut, folk går vidare och nästa vår börjar allt om. Det mesta handlar om två saker: en stressad start, och att ingen frågar hur det går förrän uppsägningen ligger på bordet.

Med Todolo får varje kollega en riktig start, och ni hör hur de mår i tid för att göra något åt det.

Onboarding före dag ett
Nya kollegor gör sin introduktion i appen före första passet: rutinerna, husets regler, vem som är vem och vilken avdelning som gör vad. De kliver in och vet hur ni jobbar, i stället för att lära sig nyckelrutinen med en gäst som väntar.
Utbildning som fastnar
Kurser och quiz i telefonen, på varje medarbetares eget språk. Ni ser vem som klarat vad, från brandskydd och utrymning till allergier och städstandard, och inget hinner gå ut utan att ni märker det.
1-2-1 med minne
Strukturerade avstämningar som kommer ihåg vad ni kom överens om förra gången, så att utvecklingssamtalen slutar hänga på chefens anteckningsbok, eller på chefen.
Enkäter som fångar problem tidigt
Korta pulsenkäter i appen berättar hur teamet faktiskt mår, om schemat, upplärningen och stämningen på avdelningen. Ni hör det innan det syns som en uppsägning. Den som blir lyssnad på stannar längre, och lägre personalomsättning är pengar rakt tillbaka in i hotellet.

En riktig start, ett skäl att stanna och en säsong som inte börjar från noll.

Läs mer om People

Knowledge

Samma frågor varje pass? TOD svarar.

”Vilka rum tar en extrasäng?” ”Hur ställer jag i ordning ett allergirum?” ”Var hittar jag utrymningsplanen?” Varje pass svarar den mest erfarna på samma frågor, ur minnet, på ett språk, medan kön i receptionen växer.

Kunskapen finns. Den är bara inlåst i pärmar, mappar och huvuden.

Med Todolo svarar er kunskap av sig själv, på alla språk ert team pratar.

TOD, tränad på ert hotell
TOD är Todolos AI-assistent. Han läser era handböcker, rutiner och standarder och svarar på teamets frågor direkt i appen, dag, natt och mitt i vändningen, så att den erfarna kan fortsätta jobba.
Alla språk, åt båda hållen
Fråga på ukrainska, få svaret på ukrainska, ur material ni skrev på svenska. TOD pratar hela teamets språk och tröttnar aldrig på samma fråga.
Handböcker som håller sig aktuella
Städstandarder, allergirutiner och brandskyddsinstruktionen bor på ett ställe. Ändra en gång, så läser alla rätt version, automatiskt översatt till varje kollegas språk. Inga utskrifter som lever sitt eget liv i linneförrådet.
Era dokument, där ni letar
Importera det ni redan har, från leverantörsavtal till säkerhetsdatablad och konferensavdelningens uppställningsguider, så blir det sökbart, strukturerat och lätt att hitta i samma stund som frågan kommer.

Fråga en gång, svar alltid, och den erfarna får äntligen bara jobba.

Läs mer om Knowledge

Vanliga frågor från hotell

Kan olika avdelningar se olika saker?

Ja. Housekeeping, reception, restaurang, underhåll och konferens kan ha sina egna rutiner och flöden, samtidigt som husövergripande information når alla. Poängen är att slippa fem parallella system som inte pratar med varandra.

Hur når en felanmälan faktiskt rätt avdelning?

Oavsett om den kommer in vid disken, via ett sms, ett mejl eller direkt i appen, läggs den in en gång. Era arbetsflödesregler avgör vem som äger den: teknikern, husfrun, kvällschefen, en utpekad person per kategori. Den blir en todo med namn och deadline, och ni ser att den inte glöms bort.

Hur fungerar det för säsongs- och extrapersonal?

Rutiner och utbildning ligger i samma app, i telefonen de redan har och på deras eget språk, så en säsongsanställd kan följa stegen själv från dag ett och kvittera att de är gjorda. Introduktionen behöver inte byggas om från grunden varje säsong, och appen ingår i ert abonnemang, så medarbetarna betalar aldrig något.

Ersätter Todolo vårt PMS?

Nej. Ett PMS hanterar bokningar och gästdata. Schema och lön ligger kvar där de ligger, och Todolo kopplas ihop med system som Caspeco och Personalkollen. Todolo sköter arbetet runt omkring: rutinerna, överlämningarna, avvikelserna, upplärningen och kunskapen.

Vi är ett hotell, inte en kedja. Är det överdrivet?

Nej, men nyttan ser annorlunda ut. Ett enskilt hus vinner mest på överlämningar och städrutiner, medan uppföljning per enhet blir intressant först när ni är fler.

Hur kommer vi igång?

Tillsammans med oss. Ni bokar en demo, vi sätter upp appen runt era rutiner. De flesta hotell börjar med en modul och lägger till resten när de är redo. Ligger rutinerna i pärmar i dag, importerar vi innehållet, så blir det digitala handböcker som går att söka i och som TOD kan svara ur. Enheter, personer och behörigheter delas, så inget behöver sättas upp två gånger.

Tips och trick från Todolo