Mobilapp för personal på golvet

Ett intranät är oftast informationsdrivet. Det är en plats för att publicera dokument, nyheter och policyer som medarbetarna förväntas gå in och läsa. En mobilapp för personal på golvet är arbetsdriven: i stället för att bara lagra information lägger den själva arbetet i händerna på personalen, med dagliga uppgifter och checklistor, skiftöverlämningar, avvikelserapporter och operativ kommunikation i mobilen de redan bär med sig. Den praktiska skillnaden är att ett intranät talar om var informationen finns, medan en app för golvet talar om vad som ska göras härnäst och låter personalen bekräfta att det är klart. För team på golvet eller ute i fält är det skiftet från att läsa till att göra som gör att verktyget faktiskt används.

Ja. Alla verksamheter med daglig drift och återkommande rutiner har nytta av att lägga den strukturen i en mobilapp, och det gäller många branscher: butik och lager, restaurang och hotell, vården, tandvård, hemtjänst, tillverkning och fältservice. Det gemensamma är att de flesta i personalen inte sitter vid ett skrivbord, så mejl och traditionella intranät når sällan ut till dem. När öppnings- och stängningsrutiner, säkerhets- och hygienkontroller, lagerräkningar och överlämningar finns i en app i mobilen jobbar varje enhet på samma sätt, och cheferna kan se vad som faktiskt blivit gjort. Ju fler platser och skift ni har, desto större blir vinsten av den konsekvensen.

Användning kommer av relevans, inte av order. Appen används när den gör arbetsdagen enklare i stället för att lägga till ännu en sak att hålla koll på. Det säkraste sättet dit är att samla uppgifter, kommunikation, dokument och rutiner på ett ställe, så att appen blir den enda plats man öppnar för att veta vad som ska göras. Några saker hjälper i praktiken: håll den mobil först och snabb, börja med rutinerna personalen redan utför varje skift, koppla kort vägledning till själva uppgiften så att ingen behöver leta, och låt folk markera arbetet som klart så att värdet syns för dem och deras chef. När appen sparar tid redan dag ett brukar användningen hålla i sig.

Ja, och det är i kombinationen som det mesta av värdet finns. När uppgifter, kommunikation, dokument och utbildning finns i samma plattform kan en uppdatering flöda direkt in i handling: ett meddelande blir en checklista, en ny rutin kommer med den korta utbildning som förklarar den, och en chef kan bekräfta att den slutförts. Att hålla ihop allt tar bort luckorna som uppstår när det ligger i olika verktyg, där ett meddelande skickas i en app, rutinen ligger i en annan och utbildningen glöms bort helt. Resultatet är mer tydlighet för personalen, mindre jagande för cheferna och betydligt bättre uppföljning över skift och platser.