Logga in
SV
Boka en demo
Logga in

SVEN

Boka en demo

Digital rondering

Ronderingsapp för lokalvård och fastighetsskötsel

Lägg upp era ronder som checklistor per objekt eller fastighet och gå dem i telefonen. Med en QR-kod per plats startar personalen rätt rond där de står, och skanningen sparas med namn och tid. Under dagen ser ni vad som är klart eller försenat, och varje avvikelse får en ägare och ett slutdatum.

Boka en demoSå går ronden till

Ingen bindningstid. 30 dagars pengarna-tillbaka-garanti.

Grunderna

Vad är en ronderingsapp?

En ronderingsapp är en app där personalen går sina återkommande ronder med en digital checklista i telefonen. Varje punkt besvaras med ja eller nej, text, flerval, temperatur eller foto. Det som inte stämmer rapporteras direkt som en avvikelse med ägare och slutdatum, och hela genomgången sparas med vem som gjorde den, när och vad som svarades.

Med digital rondering menas här en planerad genomgång efter en bestämd checklista, i telefonen i stället för på papper. Inom lokalvården handlar det om kvalitetsronden eller städkontrollen, där någon går igenom städresultatet på ett objekt. I fastighetsskötseln gäller det fastighetsronden genom entré, trapphus, källare, tvättstuga, miljörum och tekniska utrymmen, ofta som en del av uppdraget rondering och tillsyn.

Skillnaden mot ett ronderingsprotokoll på papper märks redan i trapphuset, där en QR-kod på väggen startar trapphusets checklista och skanningen loggas med namn och klockslag. Störst är den ändå efteråt. Ett kryss i pärmen säger sällan vem som gick, när eller vad som hände med bristen i marginalen. I appen får bristen en ägare, och historiken går att ta ut när någon frågar. Vanliga ronder som kan ligga som checklistor:

  • Kvalitetsrond och städkontroll i lokalvården
  • Fastighetsrond i trapphus, källare och miljörum
  • Brandskyddsrond inom ert SBA
  • Skyddsrond i arbetsmiljöarbetet
  • Egenkontroll enligt era rutiner

Steg för steg

Så går en digital rondering till

Fem steg från checklista till uppföljning, likadant på ett städobjekt som i en fastighet.

  1. Lägg upp ronden

    Varje punkt i checklistan får den svarstyp som passar: ja eller nej, text, flerval, temperatur eller foto. Skapa sedan en QR-kod per plats i Todolo, skriv ut koderna och sätt upp dem där ronderna ska göras.

  2. Schemalägg den per objekt

    Checklistan skapas automatiskt dagligen, veckovis eller månadsvis för varje objekt eller fastighet, med tydligt slutdatum och synlig status. Händer något däremellan startar du en flexlista, en checklista som inte väntar på schemat.

  3. Skanna QR-koden och gå ronden

    Du skannar QR-koden i trapphus B, och trapphusets städkontroll eller rond startar direkt. Skanningen registreras med ditt namn och klockslaget, så det syns att du var på plats. Utan kod öppnar du checklistan i appen. Sedan bockar du av punkt för punkt: ett ja för belysningen, ett foto på entrémattan, en kommentar om klottret. När ronden är klar sparas den med namn, tid och svar, så inget behöver skrivas rent.

  4. Rapportera bristen direkt i checklistan

    Står branddörren uppställd eller blinkar lampan i källargången? Ta ett foto, skriv en kommentar på just den punkten och välj allvarlighetsgrad: låg, medel eller hög. Avvikelsen får en ägare och ett slutdatum.

  5. Följ upp och ta ut historiken

    Arbetsledaren eller förvaltaren ser status per objekt under dagen: klart, försenat, avvikelse eller ej tillämpligt. Avvikelserna behåller sina kommentarer, bilagor och statusändringar, och historiken tar ni ut som PDF per objekt eller checklista.

För vem

Ronder i lokalvård och fastighetsskötsel

Två sorters team gör sina kontroller varje dag: lokalvårdare och arbetsledare på objekten, och fastighetsskötare, bovärdar och fastighetstekniker i områdena. Jobbet ser olika ut, men frågorna efteråt är desamma: gick ni verkligen ronden, vad hittade ni och vem tar hand om det?

Städbolag och lokalvård

Städkontroller som håller när kunden frågar

Kvart i sex, och entrégolvet ska hinna torka innan kontoret öppnar. Du städar själv, leder teamet och hoppar in när någon är sjuk. Kvalitetskontrollerna blir gjorda men hamnar i en pärm i bilen, eller ingenstans.

På månadsmötet säger beställaren att trapphus C inte blev städat i tisdags. Ni vet att det städades men har inget att visa upp, och snart pratar man om reklamation och vite.

Instruktionen sitter på en lapp i städförrådet. Vikarien gör på sitt eget sätt, och beskeden går ut i en WhatsApp-grupp där inte alla läser svenska lika lätt.

Med Todolo skannar du QR-koden på plats och går kvalitetsronden i telefonen. Svaren och fotona sparas i samma stund.

En kvalitetsrond per objekt
Varje objekt får sina schemalagda ronder, med slutdatum och synlig status. Arbetar ni efter INSTA 800 eller egna kvalitetsnivåer i avtalet kan punkterna ligga som checklista med foto. Bedömningen enligt standarden gör ni som i dag. Todolo räknar inte fram något resultat.
Brister som får en ägare
Är tvålautomaten trasig eller går fläcken i entrémattan inte bort? Rapportera det direkt i checklistan med foto och kommentar, eller via platsens QR-kod. Bristen får allvarlighetsgrad, ägare och slutdatum.
Visa att ni var där
Skanningen av QR-koden i trapphuset sparas med namn och tid, så ni kan visa att någon faktiskt var på plats. De genomförda ronderna tar ni ut som PDF inför månadsmötet.
Samma standard på nytt objekt
Vinner ni ett nytt avtal kopierar ni upplägget, så har det nya objektet er standard från första dagen.
Besked och städmetoder på allas språk
Skriv ett besked på svenska, så läser varje lokalvårdare det på sitt språk i chatten. Städmetoden ligger översatt i Knowledge, och kurserna i People går på var och ens språk.
TOD svarar när du inte hinner
Vilken dosering gäller för linoleumgolvet? TOD svarar dygnet runt utifrån era egna rutiner och på samma språk som frågan.

När beställaren frågar om trapphus C kan ni visa vem som var där i tisdags och vad som bockades av.

Communications: samma besked på allas språk

Fastighetsförvaltning och fastighetsskötsel

Rondering av fastigheter där varje brist får en ägare

På morgonen går du genom undercentralen, miljörummet, tvättstugan och garaget, där en lampa har gått sönder. Du skriver ”lampa garage” i anteckningsboken och går vidare till nästa felanmälan. Veckan efter lyser lampan fortfarande inte, och ingen vet vem som skulle byta den.

Felanmälningarna kommer som samtal, sms och lappar på tvättstugedörren och stannar hos den som tog emot dem.

Brandskyddet, skyddsronden och egenkontrollen sköts av olika personer vid olika tillfällen. När styrelsen eller kommunen frågar letar någon i pärmar på flera kontor.

I Todolo blir det du hittar en avvikelse med en ägare och ett slutdatum, i samma app som checklistan.

Ronder per fastighet
Brandskyddsronden inom ert SBA, skyddsronden och egenkontrollen blir egna checklistor per fastighet. De återkommer enligt schema eller startas som flexlista när det är dags. Todolo ersätter inte OVK eller andra besiktningar.
QR-kod per fastighet eller utrymme
Skapa och skriv ut QR-koder i Todolo, till exempel för undercentralen och garaget. Fastighetsskötaren skannar koden och får utrymmets checklista, eller ett formulär där den trasiga lampan blir en avvikelse kopplad till garaget. Varje skanning visar vem som har varit där och när.
Felanmälningar till rätt person
En felanmälan via telefon, sms, mejl eller appen läggs in en gång. Regler i arbetsflödet skickar den som en uppgift med slutdatum till den som ansvarar för fastigheten, till en namngiven person eller till den som ett listval pekar ut. Väljer ni hiss i listan hamnar felet hos den som ansvarar för hissarna.
Arbetsflöden som passar er förvaltning
Lägg till egna fält som datum, listval, filer och fastighet, och bestäm vilka statusar ett ärende går igenom. Se ärendena som tavla, lista eller kalender.
Historik per fastighet
Varje genomförd rond sparas med namn, tid och svar. Vill styrelsen se vad som gjorts tar ni ut historiken som PDF för en fastighet, ett område eller hela organisationen.
Överblick över hela beståndet
Status per dag och fastighet: klart, försenat, avvikelse eller ej tillämpligt. Likadant för två fastigheter som för tvåhundra.

Det ronden hittar stannar inte i anteckningsboken, utan får en ägare, ett datum och en historik.

Operations: checklistor, avvikelser och arbetsflöden

Funktioner

Digitala checklistor och allt som händer efter ronden

Kärnan ligger i Operations, med Communications, Knowledge och People runt omkring. Appen finns för iPhone, Android och webben.

Schemalagda ronder per objekt
Dagliga, veckovisa och månatliga checklistor läggs ut automatiskt på varje objekt eller fastighet, med slutdatum och synlig status.
QR-kod som kontrollpunkt på varje plats
Ni skapar och skriver ut QR-koderna i Todolo, en per trapphus, tvättstuga eller objekt. En skanning startar platsens checklista eller öppnar ett avvikelseformulär för platsen. Vem som skannade och när sparas i Todolo.
Flexlistor när något händer
En vattenläcka, ett passbyte eller ett extra städuppdrag? Starta rätt checklista direkt, utan att vänta på schemat.
Svarstyper som blir underlaget
Ja eller nej, text, flerval, temperatur eller foto. Underlaget växer fram medan jobbet görs, i stället för att skrivas ihop i efterhand.
Avvikelser med ägare och slutdatum
Bristen rapporteras direkt i checklistan med foto och kommentar och får allvarlighetsgrad låg, medel eller hög. Hela historiken samlas i ärendet.
Arbetsflöden för felanmälningar
Felanmälningar via telefon, sms, mejl eller appen läggs in en gång och går till rätt person. Med egna fält och statusflöden anpassar ni det efter er verksamhet.
Status i realtid per objekt
Klart, försenat, avvikelse eller ej tillämpligt, dag för dag. Ni ser direkt vad som ligger efter och vad som har fastnat.
Historik och PDF-export
Varje genomförd uppgift sparas med vem som gjorde den, när och vad som svarades. Ta ut PDF för organisationen, en grupp objekt, ett objekt eller en checklista, och följ trenderna i rapporterna.
Chatt och handböcker med automatisk översättning
Inlägg och chatt per objekt, roll eller pass översätts automatiskt, liksom handböckerna. Kurserna går på var och ens språk, och TOD svarar på frågans språk.

Före och efter

Rondering på papper jämfört med i en app

Att bocka av en ruta går lika fort på papper som i en ronderingsapp. Skillnaden syns i starten och i uppföljningen.

Pärm, papper och gruppchatt

Schemat
Listan står i en pärm och tas fram när någon kommer ihåg den.
Rätt lista
Vikarien vet inte vilken lista som hör till vilket utrymme, och pärmen ligger i bilen.
Att någon var där
Ett kryss på papper visar inte vem som stod i trapphuset eller när.
Avvikelser
Bristen skrivs i marginalen och blir liggande.
Felanmälningar
Samtal och sms hamnar hos den som råkade svara.
Överblicken
Läget syns först när pärmarna kommer tillbaka.
När någon frågar
Ni letar i pärmar och gruppchattar.

Ronden i appen

Todolo
Schemat
Checklistan skapas automatiskt per objekt, med tydligt slutdatum.
Rätt lista
Vikarien skannar QR-koden och får listan för just det utrymmet.
Att någon var där
Skanningen av QR-koden visar vem som stod där och när, och ronden sparas med alla svar.
Avvikelser
Bristen rapporteras direkt i checklistan med foto, ägare och slutdatum.
Felanmälningar
Varje anmälan läggs in en gång och går till rätt person.
Överblicken
Status per objekt syns medan dagen pågår.
När någon frågar
Ni tar ut historiken som PDF.

Köpguide

Vad ska man tänka på när man väljer en ronderingsapp?

Frågor att ställa till varje leverantör, oss inräknade.

  1. Är appen enkel för den som går ronden?

    Tänk på lokalvårdaren och fastighetsskötaren, inte bara på chefen. Svaren ska gå fort att ge: ja eller nej, ett foto, en temperatur. Todolo fungerar på iPhone, Android och webben, och medarbetarna betalar ingenting.

  2. Får varje avvikelse en ägare och ett datum?

    En app som bara samlar kryss flyttar pärmen till telefonen. Fråga om bristen får allvarlighetsgrad, ägare, slutdatum och historik, och om felanmälningar hamnar i samma app.

  3. Går checklistorna att schemalägga och starta vid behov?

    Många ronder återkommer varje dag, vecka eller månad. Andra behöver kunna startas direkt, när något har hänt eller när det är dags. Fråga om appen klarar båda, och om en QR-kod på platsen kan starta checklistan.

  4. Ser ni status per objekt medan dagen pågår?

    En rapport i efterhand visar vad som gick fel. Status i realtid, som klart, försenat eller avvikelse, visar vad ni fortfarande hinner göra något åt.

  5. Kan ni visa att ronden verkligen gjordes?

    Ett kryss visar bara att någon kryssade. Fråga om appen registrerar vem som var på platsen och när, till exempel med en skanning, och om historiken går att ta ut som PDF när beställaren eller styrelsen frågar. Båda delarna finns i Todolo.

  6. Går standarden att kopiera till nya objekt?

    Ett nytt avtal eller en ny fastighet ska inte betyda att ni börjar om från noll. Ett upplägg som fungerar ska gå att kopiera.

  7. Hur många appar behöver personalen?

    Checklistor i en app, chatt i en annan och rutiner i en pärm: tre ställen att missa något på. I Todolo ligger checklistor, chatt, handböcker och kurser i samma app.

Vanliga frågor om ronderingsappar

Vad kostar en ronderingsapp?

Priset varierar mellan leverantörerna. Todolo har inget offentligt pris, utan priset sätts efter antalet objekt eller fastigheter, antalet användare och hur mycket introduktion och stöd ni behöver. Ni behöver inte teckna något långt avtal, ni har 30 dagars pengarna-tillbaka-garanti och medarbetarna betalar aldrig för appen. Priset går vi igenom efter demon.

Vad är rondering?

Rondering är en planerad genomgång av en plats efter en fast checklista och med ett bestämt intervall, för att hitta fel och brister i tid. En fastighetsskötare går till exempel igenom entré, trapphus och tekniska utrymmen, och en arbetsledare kontrollerar städresultatet på ett objekt. Tillsyn är den löpande uppsikten i vardagen, medan en rondering följer listan vid en planerad tidpunkt. Inom säkerhetsbranschen har ordet en delvis annan betydelse.

Vad ingår i en rondering av en fastighet?

En fastighetsrond brukar omfatta entré och dörrar, trapphus och belysning, källare och förråd, tvättstuga, miljörum, cykelrum, garage, tekniska utrymmen, utemiljö och lekplats. Till det kommer brandskyddet inom ert SBA, till exempel branddörrar och utrymningsvägar. Exakt vad som ingår beror på byggnaden och era rutiner. I Todolo blir varje del en punkt i checklistan, med den svarstyp ni väljer.

Hur fungerar QR-koder i en ronderingsapp?

Vid rondering med QR-kod får varje plats sin egen kod, till exempel ett städobjekt, ett trapphus eller en tvättstuga. Koderna skapar och skriver ni ut själva i Todolo. När någon i personalen skannar koden startar platsens checklista direkt, eller så öppnas ett formulär för en avvikelse eller felanmälan kopplad till platsen. Skanningen sparas med namn och tid, så koden fungerar som en kontrollpunkt.

Hur följer ett städbolag upp kvaliteten i lokalvården?

Ett städbolag följer oftast upp kvaliteten med egna kontroller och med kvalitetsronder eller städkontroller tillsammans med beställaren. Många utgår från INSTA 800, den nordiska standarden för att fastställa och bedöma städkvalitet, främst genom visuell kontroll. Checklistan, fotona och avvikelserna kan ligga i Todolo per objekt, och historiken går att ta ut som PDF. Todolo räknar däremot inte fram något INSTA 800-resultat och ersätter ingen certifiering.

Hur ofta ska man rondera?

Något intervall som passar alla finns inte. Svaret beror på hur byggnaden används, vilket skick den är i, vilka risker som finns och vad avtalet med beställaren säger. Arbetsmiljöverkets föreskrifter i AFS 2023:1 anger inget fast intervall för skyddsronder, men arbetsförhållandena ska undersökas regelbundet. Todolo schemalägger checklistor dagligen, veckovis eller månadsvis per objekt eller fastighet, och flexlistor startas vid behov.

Hur visar vi kunden eller styrelsen att ronden verkligen gjordes?

Med QR-koden på platsen och historiken i Todolo. Skanningen av koden sparas med namn och tid, så ni kan visa att någon faktiskt var där och inte bara att en ruta är ikryssad. Den genomförda checklistan sparas med vem som gjorde den, när och vad som svarades, och den historiken tar ni ut som PDF per objekt, per checklista eller för hela organisationen. Kunden och styrelsen får ingen egen inloggning, så underlaget visar ni själva på mötet.

Är rondering samma sak som bevakning?

Nej, det är samma ord med två betydelser. Inom bevakning går en väktare en bestämd runda, och systemen har ofta larm och positionering. Todolo är gjort för den andra sortens rond, där personalen svarar på en checklista och följer upp det de hittar. QR-koderna i Todolo fungerar som kontrollpunkter, men Todolo är byggt för checklistor och uppföljning, inte för bevakning med larm och positionering. Behöver ni det passar ett system för bevakning bättre.

Används Todolo redan för städning och ronder?

Ja, på hotell. Där gör housekeeping rumskontroller, städrutiner och ronder med checklistor i telefonen. Bland hotellkunderna finns ESS Group, med över 3 000 medarbetare i appen på fem språk. I demon går vi igenom hur era ronder ser ut i dag och visar hur samma delar fungerar för era objekt och fastigheter.

Hur kommer vi igång?

Första steget är en demo på trettio minuter. Där går vi igenom hur ni arbetar i dag och visar de delar av Todolo som passar er. När upplägget fungerar för ett objekt eller en fastighet kan det kopieras till nästa. Ni behöver inte teckna något långt avtal, och ni har 30 dagars pengarna-tillbaka-garanti.

Läs mer om ronder och uppföljning