Medarbetarsamtal för personal på golvet: frågor, mall och uppföljning

Tisdag, tjugo över tre, mellan lunch och middag. Sara har lånat kontoret bakom torrförrådet för höstens sjunde medarbetarsamtal. De fast anställda är klara. Kvar står nitton namn, och nästan alla jobbar deltid eller timme. Mallen från förra året börjar med “Vilka är dina mål för året?”. Emil, som diskar tre kvällar i veckan, skulle inte veta vad han ska svara. Däremot vet han exakt varför disken svämmar över varje fredag, och det har ingen frågat honom om. Om tre veckor börjar julborden.

Kort svar: Medarbetarsamtal är inte obligatoriskt enligt lag, men Gröna riksavtalet för hotell och restaurang och Detaljhandelsavtalet för butik rekommenderar dem. Det vanligaste är ett större samtal per år. Vi föreslår korta avstämningar däremellan, och för timanställda ett eget format på 15 till 20 minuter: fem frågor, en åtgärd och ett datum för uppföljningen.

Saras restaurang är påhittad, men du känner nog igen den om du driver restaurang, hotell, kafé eller butik. Mallarna du hittar när du söker är oftast skrivna för någon med skrivbord och årsmål. Den här guiden utgår från skift, deltid, timanställda och flera enheter. Vill du börja direkt kan du ladda ner mallen för medarbetarsamtal (PDF).

Vad är ett medarbetarsamtal?

Ett medarbetarsamtal, eller utvecklingssamtal, är ett planerat samtal mellan chef och medarbetare om hur arbetet fungerar, hur arbetsmiljön är och hur medarbetaren vill utvecklas framåt. Lönen hör hemma i lönesamtalet. Det vanligaste är att samtalen hålls en gång per år, enligt fackförbundet ST.

Medarbetarsamtal, utvecklingssamtal eller 1-2-1?

I praktiken är medarbetarsamtal och utvecklingssamtal samma samtal. Avstämningssamtal, one to one och 1-2-1 brukar betyda något kortare: en återkommande avstämning mellan de stora samtalen.

Medarbetarsamtal och lönesamtal är två olika samtal

Lönesamtalet handlar om lönen och om hur insatsen står sig mot lönekriterierna. ST skriver att vissa arbetsplatser slår ihop samtalen, och råder medarbetaren att spara lönefrågan till lönesamtalet. Håll isär dem, så kan medarbetaren prata om det som skaver utan att undra hur det påverkar lönen.

Alla får inte heller lönesamtal. I Gröna riksavtalet för hotell och restaurang ingår individsamtal när arbetsgivaren fördelar löneökningen individuellt, inte när alla får samma höjning. I Detaljhandelsavtalet får alla samma höjning, räknat efter sysselsättningsgrad, om ingen begär lokal förhandling, och avtalet nämner inga lönesamtal.

Måste man ha medarbetarsamtal?

Nej. Ingen lag och ingen föreskrift från Arbetsmiljöverket kräver medarbetarsamtal, varken AFS 2023:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete eller AFS 2023:2 om planering och organisering av arbetsmiljöarbete.

Men samtalet är ett bra tillfälle att följa upp flera krav. Enligt kapitel 2 i AFS 2023:2, om organisatorisk och social arbetsmiljö, ska arbetsgivaren se till att:

• chefer har kunskaper om hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning (4 §)
• resurserna anpassas till kraven i arbetet (6 §). Till resurserna räknas bland annat återkoppling på arbetsinsatsen och stöd från chefer och kollegor (3 §).
• alla vet bland annat vad de ska göra, vad som går först när tiden inte räcker och vem de vänder sig till (7 §)

Ett allmänt råd till 6 §, alltså inget krav, pekar på “ett ledarskap som möjliggör regelbunden dialog med arbetstagarna”. Medarbetarsamtalet är ett bra ställe för den dialogen, men det ersätter inte riskbedömning, åtgärder och uppföljning i det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Har ni Gröna riksavtalet eller Detaljhandelsavtalet, som medlem i Visita eller Svensk Handel eller genom ett hängavtal, finns också en rekommendation. Gröna riksavtalet rekommenderar utvecklingssamtal som grund för att planera kompetensutvecklingen. Detaljhandelsavtalet säger att företagen bör hålla utvecklingssamtal varje år med samtliga anställda. Det står rekommenderas och bör, inte ska. Båda avtalen gäller till 31 mars 2027. Utan kollektivavtal finns ingen avtalad rekommendation, men arbetsmiljöreglerna gäller ändå.

Och extrapersonalen? Vi har inte hittat någon lag, eller text i de avtal vi har läst, som ger timanställda rätt till ett medarbetarsamtal. Men arbetsmiljölagen gäller alla arbetstagare, oavsett anställningsform, och det är hos extrapersonalen det märks om ingen frågar.

Hur ofta ska man ha medarbetarsamtal?

Det vanligaste är en gång per år. I Arbetsmiljöverkets exempelrutin för ett påhittat företag håller varje chef medarbetarsamtal en gång per år och stämmer av arbetsbelastningen löpande, och företaget gör en anonym medarbetarenkät vartannat år. Det är ett exempel och inget krav, men ett bra upplägg för golvet.

Och hur länge? I Gallups undersökningar hade regelbundna samtal på 15 till 30 minuter större effekt än samtal på 30 till 60 minuter. Siffrorna visar samband, inte orsak, och Gallup anger inte vilka länder de gäller. Vårt förslag: gärna en timme för årssamtalet, och 15 till 20 minuter för timanställda.

Medarbetarsamtal när teamet jobbar skift, deltid eller timme

Personalen på golvet är ofta ung, flerspråkig och tidsbegränsat anställd. År 2019 hade hotell och restaurang högst andel tidsbegränsat anställda av alla branscher, 42,2 procent, enligt SCB. I besöksnäringen är mer än en tredjedel av de anställda under 26 år och mer än fyra av tio utlandsfödda, enligt Visita.

Lägg samtalet i passet

Vårt råd: boka samtalet på ett lugnt pass i stället för en ledig dag, och betala tiden som vanlig arbetstid. I restaurangen är det ofta mellan lunch och middag, på hotellet efter utcheckningen och i butiken innan eftermiddagen tar fart.

Kort samtal för timanställda och extrapersonal

Den som jobbar några pass i månaden behöver inte en timme. Vårt förslag är 15 till 20 minuter med fem frågor, en åtgärd och ett datum. Frågorna finns i mallen nedan.

Samma frågor i alla enheter

Med flera enheter och flera chefer glider frågorna lätt isär. Bestäm en gemensam frågebank och för en lista per enhet över vem som har haft samtal och vem som har uppföljningen bokad. Då ser områdeschefen var rundan står. Läs mer om kommunikation mellan flera enheter.

När svenska inte är förstaspråket

Skicka gärna frågorna i förväg, på enkel svenska, så att medarbetaren hinner tänka. De allmänna råden till 2 kap. 7 § i AFS 2023:2 tar upp hänsyn till olika förutsättningar att kommunicera. Avsluta samtalet med att ni båda säger vad ni kom överens om, med egna ord.

Lägg rundan före julbordet eller efter trettonhelgen

Höstrundan krockar med julbord, Black Week och julhandel. Hinner ni inte före rusningen, lägg rundan i januari. I Arbetsmiljöverkets exempel ligger samtalen under årets första kvartal.

Tips inför medarbetarsamtalet: så förbereder ni er

Chefens förberedelse

Ta fram förra samtalets åtgärder och se vad som blev gjort. Titta på vad medarbetaren har gjort sedan sist, som utbildningar och quiz, så att ni kan börja i något konkret. Välj två eller tre egna punkter, inte tio.

Medarbetarens förberedelse

Skicka gärna frågorna en vecka innan och be medarbetaren lägga till egna punkter. Jobbar du själv på golvet och har ett samtal inbokat? Skriv ner vad som fungerar i dina pass, vad som krånglar och vad du vill lära dig. Det är ditt samtal också.

Frågor till medarbetarsamtalet

Välj fyra eller fem frågor. Ett samtal med trettio frågor blir ett förhör.

Passet och arbetsuppgifterna

• Vad fungerar bäst i dina pass just nu?
• Vilken station eller uppgift tar mest energi?
• Vad skulle du ändra i öppningen eller stängningen?

Arbetsmiljö, stress och säkerhet

En liten svensk studie av medarbetarsamtal från 2010, på ett tjänsteföretag, fann att normerna i samtalet gjorde det svårt att ta upp stress. Fråga konkret, även om passen: de allmänna råden i AFS 2023:2 nämner skiftarbete, nattarbete och delade pass som riskfaktorer.

• Vet du vad du ska ta först när det är kö och tiden inte räcker?
• Jobbar du ensam ibland, och känns det tryggt?
• Hur fungerar kvällarna, helgerna eller de delade passen för dig?

Teamet, överlämningen och informationen

• Får du veta det du behöver när du kommer in på ett pass?
• Hur fungerar samarbetet mellan kök och sal, eller mellan lager och kassa?
• Når informationen fram när du inte har jobbat på några dagar?

Kunskap och utbildning

Här hänger samtalet ihop med personalutbildning från onboarding till daglig drift.

• Vilka stationer eller uppgifter kan du i dag, och vilka vill du lära dig?
• Finns det något du har fått visat en gång men fortfarande är osäker på?

Mål och utveckling framåt

Målen måste passa den som jobbar tolv timmar i veckan. Att lära sig kassan är ett fullt rimligt mål, och den som vill vidare kan få en individuell utvecklingsplan.

• Vad vill du kunna om ett halvår som du inte kan i dag?
• Vill du ta mer ansvar, till exempel som skiftledare?
• Vad kan jag göra för att det ska bli av?

Tillgänglighet och önskemål

• Kan du tänka dig att jobba på en annan enhet eller i en annan roll?
• Finns det dagar eller tider som inte fungerar för dig i schemat? Du behöver inte berätta varför.

Skriv bara ner vilka tider som inte fungerar, inte varför.

Mall för medarbetarsamtal

PDF:en har frågorna nedan med plats för anteckningar, fält för medarbetare, chef, datum, enhet, anställningsform och förra samtalet, och en tabell för överenskomna åtgärder och nästa samtal. Ta hela mallen till årssamtalet och den korta versionen till timanställda: ladda ner mallen för medarbetarsamtal (PDF).

Inför samtalet

• Vad vill du helst prata om i dag?
• Finns det något du har undrat över men inte frågat om?
• Har det hänt något på jobbet sedan sist som jag borde känna till?

Hur har det gått sedan sist

• Blev det gjort som vi bestämde förra gången?
• Vad har fungerat bäst i dina pass?
• Vad har varit tyngst eller krångligast?
• Är det något du är extra nöjd med?

Arbetet och passen

• Vet du vad du ska göra och vad som förväntas av dig?
• Vet du vad du ska ta först när det är fullt och tiden inte räcker?
• Vem vänder du dig till när du behöver hjälp under ett pass?
• Är det något i arbetsmiljön som oroar dig eller tar mycket kraft?

Stöd och utveckling

• Vad vill du lära dig eller bli säkrare på?
• Vad behöver du mer eller mindre av från mig?
• Vill du jobba fler, färre eller andra pass framöver?
• Vill du ta mer ansvar, och i så fall vilket?

Kort version för timanställda

• Vad fungerar bra när du jobbar hos oss?
• Vad krånglar eller tar onödig tid?
• Vet du vem du ska fråga när du är osäker på något?
• Vill du ha fler, färre eller andra pass?
• Vad skulle du vilja att vi ändrar till nästa gång du jobbar?

Efter samtalet: uppföljningssamtal som blir av

Ett samtal utan uppföljning lär medarbetaren att det inte spelar någon roll vad hen säger. Skriv ner varje åtgärd med vad, vem och när innan ni reser er, och bestäm vad i anteckningarna som är delat och vad som stannar mellan er.

Allt du skriver om en medarbetare är personuppgifter, även anteckningar som bara du ser, och medarbetaren har som huvudregel rätt att få ut dem enligt dataskyddsförordningen. Skriv därför sakligt, så att du kan visa anteckningen för den det gäller, och skriv inte ner hälsa, religion, fackmedlemskap eller privatliv om det inte behövs för en åtgärd.

Vi föreslår ett kort uppföljningssamtal efter sex till åtta veckor. Det som inte är klart följer med till nästa samtal, så att det börjar där det förra slutade.

Allt behöver inte vänta. “Om en medarbetare inte mår bra är det viktigt att chefen agerar direkt”, skriver Prevent. Det som gäller rutiner för alla hör hemma i handboken. Läs mer om vad som ska stå i personalhandboken.

Fem misstag som gör medarbetarsamtalet till en pappersövning

1. Bara de fast anställda får samtal. Extrapersonalen blir aldrig tillfrågad.
2. Samtalet blir ett lönesamtal.
3. Ingen åtgärd har en ägare. “Vi kollar på det” är ingen åtgärd.
4. Anteckningarna ligger i chefens anteckningsbok. Slutar chefen börjar nästa från noll.
5. Rundan krockar med högsäsongen.

Så håller ni samtalen i Todolo

Todolo är appen för hela passet: kommunikationen, utbildningen och samtalen med medarbetarna. I 1-2-1 i Todolo People sätter ni upp egna format, som utvecklingssamtal, avstämning och uppföljning, med frågebank och intervall från en vecka till ett år, så att årssamtalet och det korta formatet för timanställda kan ligga bredvid varandra.

Båda lägger till punkter före samtalet. Anteckningarna kan vara delade eller privata, och åtgärderna följer med till nästa gång. Med Samtalsrundor startar ni en runda, till exempel utvecklingssamtal i höst, och ser vilka chefer som är klara och vilka som är sena. Quizresultaten visar vem som kan vad, och dem kan du titta på inför samtalet.

Det som gäller hela teamet kan gå ut i flödet, med läskvitton, och en kort fråga till en person kan gå i chatten, som översätts automatiskt. Medarbetarenkäter finns också i People, men är inte påslagna hos alla kunder ännu. Fråga om dem i demon. Och när någon undrar över en rutin mellan samtalen svarar TOD ur er egen handbok, på det språk frågan ställs på.

Tre har 1-2-1 och coachningen i samma app som rutinerna, på 37 butiker, med samma upplägg varje gång, så att det fjärde samtalet kan börja i det som sades i det tredje.

Todolo håller inte samtalet åt dig, och arbetsmiljöansvaret är fortfarande ert.

Vanliga frågor

Är medarbetarsamtal obligatoriskt?

Nej. Ingen lag och ingen föreskrift från Arbetsmiljöverket kräver det. Gröna riksavtalet och Detaljhandelsavtalet rekommenderar utvecklingssamtal utan att kräva dem. Däremot ska alla anställda veta vad de ska göra och vem de vänder sig till, enligt AFS 2023:2.

Hur ofta ska man ha medarbetarsamtal?

Medarbetarsamtal hålls oftast en gång per år. För personal på golvet föreslår vi ett större samtal per år med korta avstämningar däremellan, och ett kort samtal på 15 till 20 minuter för timanställda.

Vad är skillnaden mellan medarbetarsamtal och lönesamtal?

Medarbetarsamtalet handlar om arbetet, arbetsmiljön och utvecklingen. Lönesamtalet handlar om lönen. I Gröna riksavtalet för hotell och restaurang ingår individsamtal när löneökningen fördelas individuellt, medan Detaljhandelsavtalet inte nämner lönesamtal alls. Håll gärna isär samtalen.

Har deltidsanställda och timanställda rätt till medarbetarsamtal?

Ingen lag ger rätt till medarbetarsamtal, oavsett anställningsform. Detaljhandelsavtalet rekommenderar utvecklingssamtal varje år med samtliga anställda, och arbetsmiljölagen gäller alla arbetstagare, också timanställda. Vi rekommenderar ett samtal för alla, i olika format. Andra avtal och lokala avtal kan säga mer, så kontrollera ert eget.

Vad heter medarbetarsamtal på engelska?

Medarbetarsamtal kallas oftast performance review eller appraisal på engelska. Den korta, återkommande avstämningen kallas one-to-one, ibland förkortat 1-2-1.

Börja med höstens runda

Ta fram personallistan i dag och markera alla som inte har haft ett samtal det senaste året. Är de flesta timanställda vet du var rundan börjar: fem frågor, tjugo minuter och ett datum för uppföljningen.

På trettio minuter går vi igenom hur era samtal skulle se ut i Todolo, enhet för enhet. Ni behöver inte teckna något långt avtal, och ni har 30 dagars pengarna-tillbaka-garanti.

Boka en demo på trettio minuter