Medarbetarundersökning som når personalen på golvet

Måndag, tio över nio. Länken till höstens medarbetarundersökning går ut till alla jobbmejl i kedjan, och enkäten stänger om två veckor. Ali står vid grillen fredag till söndag och har ingen jobbmejl. Wilma är timanställd i kassan och har två pass under perioden, båda på lördagar. När områdeschefen Johanna öppnar resultatet ser det lugnt ut. Men snittet säger mest hur kontoret och skiftledarna mår.

Kort svar: En medarbetarundersökning är en enkät där personalen svarar på hur arbetet, arbetsmiljön och ledarskapet fungerar. Ingen lag kräver en enkät, men arbetsgivaren ska regelbundet undersöka arbetsmiljön enligt AFS 2023:1. För att nå golvet: skicka den där personalen redan läser, låt dem svara på betald tid i passet och dela upp resultatet på roll och pass, så långt anonymiteten tillåter.

Ali, Wilma och Johanna är påhittade, men du känner nog igen dem om du driver restaurang, hotell, kafé eller butik. Den här guiden utgår från skift, deltid, timanställda och flera enheter, inte från skrivbord och jobbmejl. Vill du börja direkt kan du ladda ner de 25 frågorna som PDF.

Vad är en medarbetarundersökning?

En medarbetarundersökning, eller medarbetarenkät, är en enkät där alla anställda, eller en grupp av dem, svarar på hur de upplever arbetet, arbetsmiljön, ledarskapet och samarbetet. Svaren är oftast anonyma och redovisas per grupp, inte per person. Syftet är att hitta det som behöver ändras och sedan ändra det.

Medarbetarundersökning, medarbetarenkät och personalenkät

Medarbetarundersökning, medarbetarenkät och personalenkät betyder samma sak: en enkät till de anställda om arbetet och arbetsmiljön. En pulsmätning, eller pulsenkät, är den korta och täta varianten: några få frågor varje vecka, månad eller kvartal.

Vad är eNPS?

eNPS, employee net promoter score, bygger på en fråga: hur troligt är det att du skulle rekommendera arbetsplatsen till en vän, på en skala från 0 till 10? Frågan kommer från Bain, som tog fram NPS, och svaren räknas som i vanlig NPS: 9 och 10 är ambassadörer, 7 och 8 passiva och 0 till 6 kritiker. eNPS är andelen ambassadörer minus andelen kritiker och hamnar därför mellan minus 100 och plus 100.

En studie av över 6 500 anställda i Polen fann att eNPS hänger väl ihop med hur nöjda de anställda är, men att den ojämna skalan kan vilseleda: sju steg räknas som kritik och bara två som beröm. Talet säger inte heller varför. Och i en grupp på åtta sjunker eNPS med 25 poäng om en enda person går från 9 till 6.

Måste man göra en medarbetarundersökning?

Nej. Ingen lag och ingen föreskrift kräver en medarbetarundersökning. Kravet är att arbetsgivaren ska “regelbundet undersöka arbetsmiljöförhållandena”, enligt 11 § i Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2023:1. Metoden väljer ni själva och beskriver i era rutiner.

Ordet enkät står inte ens i föreskriften. De allmänna råden till 11 §, som inte är bindande, nämner skyddsronder, mätningar och intervjuer. Enkäten nämns som ett av flera sätt i Arbetsmiljöverkets vägledning.

Oavsett metod ska arbetstagarna och skyddsombuden få möjlighet att medverka (6 § AFS 2023:1), och skyddsombudet kan begära en viss undersökning enligt 6 kap. 6 a § arbetsmiljölagen. Ett allmänt råd till 6 § säger att arbetsgivaren “kan behöva ordna olika former för medverkan för skilda grupper”. För kvällspasset och extrapersonalen är det precis frågan.

Varför den årliga enkäten i mejlen missar golvet

Vi har inte hittat någon svensk mätning av hur många på golvet som svarar på arbetsgivarens enkät jämfört med kontoret. Men statistiken pekar åt ett håll, och slutsatsen är vår.

Alla har inte en inkorg att öppna

År 2025 hade 70 procent av de anställda i hotell och restaurang tillgång till en dator, mobil eller surfplatta med internet i jobbet, delade enheter inräknade, mot 89 procent totalt i de branscher som SCB:s undersökning omfattar. Siffrorna bygger på företagens svar till SCB och gäller företag med minst tio anställda. I handeln, där också partihandeln ingår, är andelen 94 procent. I butiken tror vi därför att hindret snarare är delade kassadatorer och att få hinner läsa mejl mitt i passet. Och i en privat gruppchatt kan länken drunkna, en av nackdelarna med WhatsApp på jobbet.

Enkätveckan missar den som jobbar två pass i månaden

I hotell och restaurang hade 45,7 procent av de sysselsatta en överenskommen arbetstid på minst 35 timmar i veckan år 2025, mot 78,4 procent på hela arbetsmarknaden, enligt SCB. Ungefär fyra av tio anställda i hotell och restaurang är tidsbegränsat anställda, enligt vår beräkning på SCB:s siffror. Den som har två pass i månaden kan ha noll pass under enkätens två veckor.

I en liten studie med 194 anställda hade de som avstod från att svara större avsikt att sluta och sämre tro på att svaren leder någonstans. Ett lugnt snitt kan alltså dölja de mest missnöjda.

Frågorna är skrivna för kontoret

Årsmål, mötesklimat och distansarbete säger inget om kvällspasset, disken eller kassan en lördag. I besöksnäringen är mer än en tredjedel av de anställda under 26 år och mer än fyra av tio utlandsfödda, enligt Visita. De allmänna råden i AFS 2023:2 tar upp olika förutsättningar att kommunicera. Skriv därför korta påståenden på enkel svenska.

Medelvärdet döljer kvällspasset

“Medelvärden räcker sällan till”, skriver Arbetsmiljöverket om medarbetarenkäter, eftersom risker kan skilja sig efter bland annat befattning, uppgifter och arbetstidens förläggning. Ett snitt för hela kedjan kan se lugnt ut medan nattpasset har det helt annorlunda. Dela upp resultatet på roll och pass, så långt anonymiteten tillåter.

Så når medarbetarundersökningen fler i personalen

Det här är våra förslag, inga krav i lag eller föreskrift:

1. Skicka enkäten dit personalen redan läser om sina pass, och sätt upp en lapp i personalrummet.
2. Säg att det är frivilligt att svara, och att tiden för att svara är betald arbetstid. Välj ett lugnt pass: i restaurangen ofta mellan lunch och middag, på hotellet efter utcheckningen och i butiken innan eftermiddagen tar fart.
3. Håll enkäten öppen en hel schemaperiod, gärna längre, så att deltidare och timanställda hinner ha ett pass.
4. Följ svarsfrekvensen per enhet varje vecka, och låt skiftledaren påminna på plats. Fråga aldrig vem som har svarat, bara hur många. Läs mer om kommunikation mellan flera enheter.
5. Visa resultatet bara för grupper med tillräckligt många svar.
6. Börja med två eller tre åtgärder och berätta för alla vad som händer.

Anonymitet när enheten bara har åtta anställda

Lovar ni anonymitet måste löftet hålla. En uppgift är en personuppgift om den, ensam eller i kombination med andra, kan knytas till en person, enligt IMY. Dataskyddsförordningen gäller inte anonym information, men bara om den verkligen är anonym (IMY). Ett svar utan namn kan alltså ändå peka ut någon.

Svarar fem av fem i köket att de inte får sin rast vet alla vad varje kock svarade. Sammanställningar skyddar mot att någon pekas ut, men inte mot sådana slutsatser, enligt EU:s Artikel 29-grupp i yttrande 05/2014.

Ingen lag anger hur många svar som krävs innan ett resultat visas. I praktiken ligger gränsen ofta mellan fem och tio. Prevents OSA-enkät visar inget förrän minst sex har svarat, och Suntarbetsliv skriver att anonymitet är svår att garantera under tio personer. Vårt råd: har enheten åtta anställda, redovisa den ihop med en annan enhet, eller gå igenom frågorna tillsammans i gruppen, som Suntarbetsliv föreslår.

Fritext läcker också. Den som är ensam i sin kategori känns lätt igen, skriver Uppsala universitet i sin vägledning för kursvärderingar, och på golvet pekar “den nya på disken” ut en person lika säkert som ett namn.

Håll frågorna på arbetsmiljön, eftersom hälsouppgifter är känsliga personuppgifter. Samtycke är sällan rätt rättslig grund i en anställning, enligt IMY, även om det är frivilligt att svara. Fråga ert dataskyddsombud om ni har ett, och säg från början vem som ser vad.

Bakgrundsfrågor som inte röjer någon

Suntarbetsliv råder er att fråga om anställningsform, men med enhet och pass ovanpå kan en grupp krympa till en eller två personer. Välj en eller två bakgrundsfrågor, som roll (kök, sal, kassa) eller pass (dag, kväll, helg), och bara där varje alternativ når er gräns. Visa trygghetsfrågorna för hela enheten och inte per pass när gruppen är liten, eftersom de som stänger eller jobbar ensamma ofta är få.

Vilken svarsfrekvens är bra?

Att minst hälften svarar brukar anses som ett minimum, enligt Suntarbetsliv. Men titta per grupp, inte bara totalt. Har nio av tio på kontoret svarat men bara två av tio på kvällspasset säger totalen inte mycket. En låg svarsfrekvens i en grupp är ett resultat i sig: antingen har enkäten inte nått dit, eller så tror gruppen inte att något händer.

Hur ofta ska man göra en medarbetarundersökning?

Vi föreslår en bred undersökning per år eller vartannat år och korta pulsmätningar däremellan. Någon regel finns inte, och enligt de allmänna råden beror det på riskerna. I Arbetsmiljöverkets exempelrutin för ett påhittat företag görs en anonym medarbetarenkät vartannat år, men det är ett exempel, inget krav. Lägg den samma tid varje gång, men inte mitt i julbordet eller när många är nya för säsongen.

Medarbetarundersökning eller pulsmätning?

	Medarbetarundersökning	Pulsmätning
Antal frågor	Många, som de 25 nedan	Oftast fyra till sex
Hur ofta	En gång per år eller vartannat år	Varje vecka, månad eller kvartal

Pulsmätningar är ingen bra metod för en heltäckande undersökning, men kan vara ett av flera verktyg, enligt forskaren Hanne Berthelsen på Malmö universitet, intervjuad av Suntarbetsliv 2024. I hennes studie, med intervjuer med 16 personer, hade pulsmätningarna oftast fyra till sex frågor.

Frågor till medarbetarundersökningen

Här är 25 frågor för personal på golvet: 22 påståenden i sex grupper och tre frågor att avsluta med. Du kan ladda ner frågorna som PDF. Påståendena besvaras på en Likertskala: 1 stämmer inte alls, 2 stämmer ganska dåligt, 3 varken eller, 4 stämmer ganska bra och 5 stämmer helt. Använd samma skala varje gång, så att svaren går att jämföra. De fem fetstilta påståendena passar som en kort pulsmätning.

PDF:en har också en sida för chefen: när enkäten är öppen, minsta antal svar per grupp, vem som påminner i varje enhet och vad ni gör med svaren. En enkät är inte rätt väg för att rapportera en olycka, ett tillbud eller kränkningar, så skriv gärna det här överst i enkäten: “Skriv inte namn på dig själv eller någon annan. Har det hänt en olycka eller ett tillbud, eller behandlar någon dig illa, ta det direkt med chefen eller skyddsombudet i stället för här.”

Passet och arbetsbelastningen

• Jag hinner med det som ska göras under passet.
• Jag får min rast, även när det är mycket att göra.
• Jag tycker att vi är tillräckligt många på passen.
• Jag vet vad som går först när tiden inte räcker.

Trygghet och säkerhet

• Jag känner mig trygg på jobbet, också när jag stänger eller jobbar ensam.
• Jag vet vad jag ska göra om en gäst eller kund blir hotfull.
• Jag vågar säga ifrån när något känns fel eller osäkert.
• Jag vet vem jag vänder mig till om någon behandlar mig illa.

Information och överlämning

• Jag får veta det jag behöver när jag kommer in på ett pass.
• Efter några lediga dagar hittar jag snabbt det som har ändrats.
• Jag får en bra överlämning från passet före mitt.
• Jag förstår den information jag får om rutiner och ändringar.

Chefen och stödet

• Jag får stöd av min chef när det behövs.
• Jag får veta när jag har gjort ett bra jobb.
• Min chef lyssnar när jag tar upp något som krånglar.
• När jag säger vad som behöver ändras händer det något.

Lärande och utveckling

• Jag fick lära mig mina uppgifter ordentligt när jag började.
• När jag är osäker vet jag var jag kan kolla hur något ska göras.
• Jag får lära mig nya uppgifter om jag vill.

Teamet och trivseln

• Jag trivs med att jobba här.
• Jag tycker att samarbetet fungerar mellan kök och sal, reception och städ, lager och kassa.
• Jag känner mig som en del av teamet, även när jag jobbar få pass.

Tre frågor att avsluta med

• Hur troligt är det, på en skala från 0 till 10, att du skulle rekommendera jobbet till en vän?
• Vad är det bästa med att jobba här?
• Vad skulle göra nästa pass lättare?

Efter undersökningen: från siffra till åtgärd

Återkoppla resultatet till alla som berörs, som Suntarbetsliv råder. Gå igenom det enhet för enhet och fråga gruppen vad som ligger bakom siffrorna. Börja med två eller tre åtgärder som alla märker, var och en med en ägare och ett datum, och lägg resten i handlingsplanen.

Föreskriften går längre: de åtgärder som behövs ska genomföras omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt, resten ska in i en skriftlig handlingsplan med vem och när, det som är gjort ska kontrolleras (13 § AFS 2023:1), och arbetsmiljöarbetet ska följas upp varje år (14 §).

I ett multinationellt företag med över 900 arbetsgrupper steg resultaten där chefen gjorde en åtgärdsplan och sjönk där ingen plan gjordes, enligt en studie av Huebner och Zacher, sammanfattad av amerikanska Merit Systems Protection Board. Det är ett samband, inte bevisad orsak.

Följ upp åtgärderna i medarbetarsamtalen. Gäller tappet upplärningen, börja i personalutbildningen.

När resultatet är dåligt

Säg det som det är och bestäm tillsammans vad som ändras först. Visar svaren att någon blir illa behandlad behövs också en väg att säga det till någon: rutinerna för kränkande särbehandling ska vara kända för alla, enligt 2 kap. 11 § i AFS 2023:2. En anonym enkät kan visa att något förekommer, men den kan inte ta emot ett enskilt ärende.

Medarbetarundersökningar i Todolo

Todolo är appen för hela passet: kommunikationen, utbildningen och samtalen med medarbetarna. Medarbetarenkäterna i Todolo People finns som puls, några få frågor som byts ut och går ut så ofta ni bestämmer, eller som riktad enkät, en fast enkät för när ni behöver fråga om en sak.

Svaren sparas utan namn och syns först när en grupp har tillräckligt många svar. Sjunker en kategori dyker det upp som förslag på vad ni kan prata om i nästa 1-2-1. Och får ni ett lågt svar kan TOD formulera en följdfråga, så att ni får veta varför och inte bara vad.

Medarbetarenkäterna är inte påslagna hos alla kunder ännu, så fråga om dem i demon. Hos Taco Bell Sverige ligger medarbetarundersökningar, visselblåsning och medarbetarsamtal i samma app från start.

Todolo gör inte undersökningen åt er, och arbetsmiljöansvaret är fortfarande ert.

Vanliga frågor

Är en medarbetarundersökning obligatorisk?

Nej. Ingen lag och ingen föreskrift kräver en medarbetarundersökning. Däremot ska arbetsgivaren regelbundet undersöka arbetsmiljön enligt AFS 2023:1, låta arbetstagarna och skyddsombuden medverka och åtgärda det som kommer fram. En enkät är ett av flera sätt.

Hur ofta ska man göra en medarbetarundersökning?

Vi föreslår en bred medarbetarundersökning en gång per år eller vartannat år, med korta pulsmätningar däremellan och utanför högsäsongen. Ingen regel anger hur ofta, och enligt Arbetsmiljöverkets allmänna råd beror det på riskerna.

Är medarbetarundersökningen anonym?

Oftast, men den är anonym bara om ingen rimligen kan peka ut den som svarat, och det följer inte av att namnet saknas. Vi föreslår att resultat bara visas för grupper med tillräckligt många svar, i praktiken ofta fem till tio. Ingen lag anger ett minsta antal.

Vilken svarsfrekvens är bra i en medarbetarundersökning?

Att minst hälften svarar brukar anses som ett minimum, enligt Suntarbetsliv. Jämför också svarsfrekvensen per enhet, roll och pass, eftersom totalen kan dölja att en hel grupp inte har svarat.

Vad heter medarbetarundersökning på engelska?

Medarbetarundersökning heter employee survey eller employee engagement survey på engelska. Den korta varianten kallas pulse survey.

Börja med fem påståenden

Ta fram personallistan i dag och räkna hur många som saknar jobbmejl eller inte jobbar under veckorna er enkät brukar vara öppen. Är det fler än en handfull, börja med de fem fetstilta påståendena: skicka dem dit personalen redan läser och håll dem öppna ett helt schema.

På trettio minuter går vi igenom hur ni når personalen på golvet i Todolo, enhet för enhet. Ni behöver inte teckna något långt avtal, och ni har 30 dagars pengarna-tillbaka-garanti.

Boka en demo på trettio minuter