APT-möte: vad en arbetsplatsträff är, vad ni tar upp och mall för dagordning

Onsdag, fem över två, i den tomma matsalen mellan lunch och middag. Hanna har skrivit dagordningen på whiteboarden vid baren. Sex av tjugotvå sitter där: lunchpasset på väg hem, två från köket och Ali, som kom in på sin lediga dag. Kvällspasset börjar klockan fem. Det som bestäms i dag om den nya allergenrutinen ska också nå de sexton som inte är där, och ingen har sagt hur.

Kort svar: En APT, arbetsplatsträff, är ett återkommande möte där chefen, medarbetarna och skyddsombudet pratar om verksamheten och arbetsmiljön. Ingen lag kräver APT, men arbetsmiljölagen kräver att arbetsgivare och anställda samverkar. Gröna riksavtalet, för hotell och restaurang, och Detaljhandelsavtalet, för butik, rekommenderar arbetsplatsträffar. Varken lagen, Arbetsmiljöverkets föreskrifter eller de två avtalen säger hur ofta, så det bestämmer ni själva.

Hannas restaurang är påhittad, men du känner nog igen den om du är chef i restaurang, hotell eller butik. Guiden håller isär lag, kollektivavtal och god praxis för privata arbetsgivare, och den är också för dig på golvet som undrar om du får betalt för en APT på din lediga dag. Vill du börja direkt kan du ladda ner mallen för APT-dagordning (PDF).

Vad är en APT?

APT står för arbetsplatsträff. APT-möte betyder samma sak, och på många arbetsplatser heter det personalmöte. Suntarbetsliv, som drivs av SKR, Sobona och fackförbunden i kommuner och regioner, beskriver det som “ett möte på jobbet där chef, medarbetare och skyddsombud pratar gemensamt om verksamheten och arbetsmiljön”.

Begreppet kommer från samverkansavtalen i kommuner och regioner. I det nuvarande, Avtal om samverkan och arbetsmiljö, är arbetsplatsträffen “ett forum för dialog och gemensamt arbete” om verksamheten, arbetsmiljön och hälsan. I privata restauranger, hotell och butiker är arbetsplatsträff inget juridiskt begrepp, och Arbetsmiljöverket och Prevent nämner APT och personalmöte sida vid sida.

Det som gör mötet till en APT är dialogen. En APT där chefen bara läser upp nyheter är ett informationsmöte.

Skillnaden mellan APT, personalmöte, samverkansgrupp och medarbetarsamtal

Den viktigaste skillnaden är att ingen förhandlar på en APT. “Vid APT föreligger inget partsförhållande”, skriver parterna i kommunsektorn i sin gemensamma kommentar till avtalet.

Forum	Vilka är med	Vad det är till för	Vad som styr det
APT	Chefen och alla medarbetare, skyddsombudet när arbetsmiljön tas upp	Dialog om verksamheten och arbetsmiljön. Ingen förhandling	Kollektivavtal och god praxis. Inget lagkrav
Personalmöte	Chefen och personalen	Samma sak som en APT, om ni inte har samverkansavtal	Inget juridiskt begrepp
Samverkansgrupp	Arbetsgivaren och de fackliga organisationerna	Information och förhandling enligt medbestämmandelagen	Samverkansavtal, främst i kommuner och regioner
Skyddskommitté	Företrädare för arbetsgivaren och de anställda	Planera och följa arbetsmiljöarbetet, bland annat handlingsplanerna	Arbetsmiljölagen, från 50 arbetstagare på arbetsstället eller om arbetstagarna begär det
Medarbetarsamtal	Chefen och en medarbetare	Den egna arbetssituationen, arbetsmiljön och utvecklingen	Kollektivavtalen rekommenderar dem. Inget lagkrav

Medbestämmandelagen gäller alla arbetsgivare, men förhandlingen och informationen enligt den sker med facket, inte med personalgruppen. Har ni kollektivavtal ska ni till exempel förhandla innan ni beslutar om en viktigare förändring av verksamheten (11 §) och fortlöpande informera facket om hur verksamheten utvecklas (19 §). En APT ersätter ingen förhandling, och det som bara gäller en person hör hemma i medarbetarsamtalet.

Är APT obligatoriskt?

Nej, ingen lag eller föreskrift kräver ett möte som heter APT. Ligger APT:n på din schemalagda tid är den ändå en arbetsuppgift som andra. Det lagen kräver är samverkan, och Arbetsmiljöverkets föreskrifter säger att personalen ska få möjlighet att vara med i arbetsmiljöarbetet.

Lagen kräver samverkan, inte möten

Arbetsmiljölagen säger: “Arbetsgivare och arbetstagare skall samverka för att åstadkomma en god arbetsmiljö” (3 kap. 1 a §). Föreskriften AFS 2023:1, som gäller sedan 1 januari 2025, säger i 6 § att arbetsgivaren ska ge arbetstagarna och skyddsombuden “möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet”.

Arbetsmiljöverkets vägledning pekar på mötena: medverkan “fungerar bäst när det får vara en naturlig del i arbetsplatsträffar, veckomöten eller liknande”. Och på sin sida om systematiskt arbetsmiljöarbete skriver myndigheten rakt ut: “Det räcker inte att informera i efterhand.”

Kollektivavtalen rekommenderar arbetsplatsträffar

I Gröna riksavtalet för hotell och restaurang, mellan Visita och HRF, “rekommenderas” arbetsplatsträffar som grund för att planera kompetensutvecklingen (bilaga 7). I Detaljhandelsavtalet, mellan Svensk Handel och Handels, står det: “För utveckling av verksamheten bör arbetsplatsträffar genomföras” (bilaga 2). Det står rekommenderas och bör, inte ska.

Båda gäller till 31 mars 2027, och bara om ni är bundna av dem, som medlem eller genom ett hängavtal. Andra avtal kan säga mer, så kontrollera ert eget.

Räknas APT som arbetstid?

Ingen lag säger det ordagrant, men en APT som arbetsgivaren kallar till är arbete och ska betalas, också för Ali, som kom in på sin lediga dag. Har ni kollektivavtal står det där hur tiden ersätts, och avtalet går före arbetstidslagen. Så här säger de två stora avtalen för golvet:

• Anställd för enstaka dagar i Gröna riksavtalet: erbjuds du att gå på ett personalmöte får du betalt för minst en och en halv timme per dag, och varje påbörjad halvtimme betalas som en full halvtimme (4 § p. 1.2).
• Deltid: tid utöver din avtalade deltid är mertid (10 § arbetstidslagen), och sedan 1 april 2026 ger den som huvudregel extra betalning i båda avtalen. Mertid för deltidsanställda “kan inte beordras av arbetsgivaren”, enligt Detaljhandelsavtalet (9.5).
• Heltid, på en ledig dag: det är övertid. I Detaljhandelsavtalet ger övertid på en fridag ersättning för minst tre timmar (9.1), och i Gröna riksavtalet ersätts all tid utöver ordinarie arbetstid med övertidskompensation (12 §).

Hur ofta ska man ha APT?

Det bestämmer ni själva. Varken arbetsmiljölagen, Arbetsmiljöverkets föreskrifter, Gröna riksavtalet eller Detaljhandelsavtalet anger hur ofta en APT ska hållas. “En del har arbetsplatsträff varje månad, andra lite glesare än så”, skriver Suntarbetsliv om kommunerna. Siffrorna vi har hittat står i kommunernas lokala avtal, som hos Mölndals stad: “förslagsvis en gång per månad”.

Prevent, som ägs av Svenskt Näringsliv, LO och PTK, lägger arbetsplatsträffar i sitt årshjul för arbetsmiljöarbetet. Vårt förslag är en kort APT i månaden på varje enhet och ett årshjul efter säsongen:

• Augusti: vad lärde ni er av sommaren?
• Oktober: inför julbord, Black Week och julhandeln, med schemat, extrapersonalen och rutinen vid hot.
• Januari: den årliga uppföljningen av arbetsmiljöarbetet.
• Maj: inför sommarsäsongen och säsongspersonalen.

Lägg in datumen innan schemat läggs. I Gröna riksavtalet ska samrådet om ett nytt schema ske senast 14 dagar innan det börjar gälla.

Vad tas upp på en APT?

Verksamheten och arbetsmiljön: det som har hänt sedan sist, det som är på väg och det som behöver ändras. Arbetsmiljön “bör vara en stående punkt på mötena”, skriver Arbetsmiljöverket. Det här fungerar som stående punkter:

• Förra mötets åtgärder. Blev det gjort som ni bestämde?
• Tillbud sedan sist. Ett allmänt råd i AFS 2023:1 kallar tillbud en varningssignal om risker. Leta orsaker, inte skyldiga.
• Skyddsronden och handlingsplanen. Följ upp den senaste skyddsronden. Ta upp handlingsplanen där ni kan ge återkoppling, råder Arbetsmiljöverket.
• Pulsenkäten. Ta upp resultatet från medarbetarundersökningen som en fråga till gruppen, inte som ett betyg.
• Medarbetarnas egna punkter. Lägg dem tidigt, inte under övriga frågor, “för tiden kanske inte räcker till”, som Suntarbetsliv skriver.

Märk varje punkt som information, dialog eller beslut, och skicka ren information skriftligt före mötet. En enhet i en studie som Suntarbetsliv skrev om samlade det mesta av informationen i ett nyhetsbrev, så att den tog mindre tid på själva mötet.

Ämnen för restaurang, hotell och butik

Välj en dialogfråga per APT som bara ert golv kan svara på:

• I restaurangen: Hur fungerar stängningen när en person är ensam kvar?
• På hotellet: Hur trygg känns natten i receptionen, och vad behöver säsongspersonalen veta första veckan? Se också intern kommunikation på hotell.
• I butiken: Vad gör vi när någon hotar efter en stöld? Hur fördelar vi passen i julhandeln så att inte samma personer tar alla kvällar?

APT när alla jobbar olika pass

Hanna hade sex av tjugotvå runt bordet. Så ser ett skiftschema ut, och APT:n behöver en plan för dem som inte sitter där. Ett allmänt råd till 6 § i AFS 2023:1 säger det själv: “Arbetsgivaren kan behöva ordna olika former för medverkan för skilda grupper.”

Lägg mötet där passen möts

Leta efter den halvtimme då flest pass överlappar: mellan lunch och middag i restaurangen, efter utcheckningen på hotellet, före öppning i butiken. Säg till i god tid, så att chefen hinner sätta in en ersättare eller flytta om arbetet, som Arbetsmiljöverkets vägledning påpekar. Och tänk på dygnsvilan: minst elva timmar i sträck enligt arbetstidslagen (13 §) och Gröna riksavtalet (9 § p. 7). Den som stängde baren halv två i natt ska inte kallas till en APT klockan nio.

Räcker inte en tid, håll “flera arbetsplatsträffar med samma innehåll, men vid olika tidpunkter”, som Suntarbetsliv föreslår.

Deltid, timanställda och extrapersonal

Bjud in alla, också den som har två pass i månaden: “Alla berörda arbetstagare ska ges möjlighet att medverka i arbetsmiljöarbetet”, skriver Arbetsmiljöverket. Lägg APT:n i anslutning till ett pass i stället för på en ledig dag, och betala tiden enligt avtalet. Den som inte kan komma behöver ett sätt att säga sitt före mötet, inte bara efter.

Kvällar, nätter och helger

Den som alltid jobbar kväll missar inte en APT av en slump. Hen missar alla. Ge kvällen, natten och helgen tre vägar in:

1. Punkter i förväg. Skicka dagordningen en vecka innan och be om punkter.
2. Samma dagordning en gång till. En kort version vid kvällens passbyte eller i början av nattpasset.
3. Svar före beslut. Ska något beslutas som rör kvällen, fråga kvällen innan ni bestämmer.

Digitalt går också, skriver Suntarbetsliv, men bara om alla faktiskt kan delta digitalt.

Flera enheter: samma APT på tio ställen

Som driftschef eller områdeschef vill du ha samma kvalitet på tio enheter med tio chefer. Håll APT:n på enheten, med enhetens chef: Arbetsmiljöverket varnar för att lägga arbetsmiljön på separata möten där de som styr verksamheten inte är med. Ge alla samma stomme i dagordningen, och skicka dina punkter skriftligt före, så att enhetschefen kan ta dialogen i stället för att läsa högt.

Följ upp mötena, inte bara anteckningarna: vilka enheter har haft sin APT, hur många var där, hur fick de frånvarande veta och vilka åtgärder är öppna? Läs mer om kommunikation mellan flera enheter.

När svenska inte är förstaspråket

Skicka dagordningen i förväg på enkel svenska och visa den på en skärm under mötet, som chefer gjorde i en studie från äldreomsorgen som Suntarbetsliv skrev om. Låt folk ställa frågor på det språk de är tryggast i, och avsluta varje beslut med att någon säger det med egna ord. Det är viktigt att arbetsgivaren tar hänsyn till olika förutsättningar att kommunicera, enligt ett allmänt råd till 2 kap. 7 § i AFS 2023:2.

Mall för dagordning till APT

Mallen är en gratis PDF på två sidor: ladda ner mallen för APT-dagordning (PDF). Första sidan är dagordningen nedan, med fält för enhet, datum och tid, plats, mötesledare och vem som antecknar. Andra sidan är för beslut och åtgärder, närvaro, hur de frånvarande får veta och frågor till nästa APT.

Använd samma mall på varje enhet, och samma dagordning när ni håller mötet en gång till.

Så använder ni mallen

• Skicka dagordningen en vecka innan och be alla lägga till punkter, även de som inte kan komma.
• Märk varje punkt som information, dialog eller beslut, och skicka ren information skriftligt före mötet.
• Planera arbetsmiljöpunkten med skyddsombudet och ge ombudet underlaget i förväg.
• Håll tiden. Det som inte hinns med flyttas till nästa APT, inte till övriga frågor.
• Skriv beslut och åtgärder med vad, vem och när medan alla sitter kvar.
• Dela anteckningarna samma dag, också med dem som inte var där.

Dagordning för en APT på 30 minuter

Punkt	Minuter	Vad ni tar upp
Öppning och förra mötets åtgärder	3	Vad blev gjort sedan sist, och vad är fortfarande öppet? Information.
Verksamhet och schema	5	Det viktigaste om gäster, schema och förändringar, kort. Information.
Arbetsmiljö, tillbud och risker	7	Tillbud sedan sist, fynd från skyddsronden och det som oroar. Dialog.
Dagens dialogfråga	7	En fråga som alla får svara på, till exempel hur kvällarna fungerar. Dialog.
Medarbetarnas egna punkter	4	Punkter som kom in i förväg, även från dem som inte är här. Dialog.
Beslut och åtgärder	2	Vad, vem och när för varje beslut, uppläst innan ni går. Beslut.
Hur de frånvarande får veta	1	Vem som skickar anteckningarna, när, och var frågorna kan ställas. Beslut.
Frågor till nästa APT	1	Det som inte hanns med, och datum för nästa APT. Beslut.

Trettio minuter är vårt förslag, inget krav. Det ryms mellan lunch och middag.

Så når ni dem som inte var där

De som inte var där ska kunna läsa, bekräfta, fråga och lämna egna punkter före nästa möte:

1. Anteckningar samma dag, med besluten först, innan kvällspasset går hem.
2. En kortversion på tre rader: vad ni bestämde, vad det betyder för passet och vem man frågar.
3. Ett sätt att bekräfta, så att ni vet vem ni behöver prata med.
4. Ett sätt att fråga. En kanal eller en person, inte “hör av dig om det är något”.
5. Två minuter vid nästa överlämning, till exempel om Hannas nya allergenrutin.

Ett meddelande ersätter inte mötet. Be personalen läsa anteckningarna i början av nästa pass, på betald tid. I Handels rapport Ofri fritid från 2023 svarade sex av tio butiksanställda att de förväntas vara nåbara eller hålla koll på jobbappar på fritiden. I flera fall hade arbetsplatser till och med slutat hålla personalmöten.

Blir beslutet en ny rutin, skriv in den i personalhandboken. Lägg anteckningarna där de går att hitta igen, inte långt upp i en gruppchatt (se nackdelarna med WhatsApp på jobbet).

Arbetsplatsträffen i Todolo

APT:n tar en halvtimme. Resten av månaden möts Hannas lunchpass och kvällspass bara i dörren, och det är där Todolo hör hemma. Todolo är appen för hela passet, en medarbetarapp där teamet på golvet får nyheterna, chattar med varandra, går sina utbildningar och hittar rutinerna.

Med kommunikation i Todolo lägger ni APT:n som en händelse i kalendern, så svarar alla ja eller nej och ni ser vilka som kommer. Dagordningen går ut i flödet till rätt enhet och roller, fäst högst upp, och den som inte kan komma lägger till sina punkter som en kommentar.

Efter mötet går anteckningarna ut som ett viktigt inlägg med läskvittens, så ser ni vilka som har kvitterat. Frågorna tar ni i enhetens kanal, där varje meddelande kan läsas på det egna språket, och TOD, Todolos AI-assistent, svarar på frågor om rutinen ur era egna handböcker.

Pulsenkäter i Todolo ger arbetsmiljöpunkten ett underlag, med resultatet per enhet och över tid. Resultatet visas först när minst tre har svarat, som standard. Ta upp det som en fråga till gruppen och aldrig som något om enskilda, allra minst på en liten enhet.

Taco Bell Sverige använder händelser, schema och chatt i Todolo på alla åtta enheter. ESS Group kör Todolo på fem språk för över 3 000 medarbetare, och var och en kan skriva på sitt eget språk.

Todolo håller inte mötet och skriver inte anteckningarna åt er. En läskvittens visar att någon har läst, inte att hen har fått vara med och påverka. Det får hen först när ni frågar före beslutet, och arbetsmiljöansvaret ligger kvar hos er.

Vanliga frågor om APT

Är det obligatoriskt att gå på APT?

Ingen lag säger att du måste gå på en APT, men på din schemalagda tid är den en del av jobbet. Utanför schemat beror det på avtalet: enligt Detaljhandelsavtalet kan mertid för deltidsanställda inte beordras, och den som är anställd för enstaka dagar enligt Gröna riksavtalet kan tacka nej. Kan du inte komma, lämna dina punkter i förväg.

Får man betalt för APT på en ledig dag?

Ja. Ingen lag säger det ordagrant, men en APT som arbetsgivaren kallar till är arbete och ska betalas, också på en ledig dag. Hur det ersätts beror på avtalet: övertid för heltid, mertid för deltid och minst en och en halv timme för den som är anställd för enstaka dagar i Gröna riksavtalet.

Vem skriver minnesanteckningar på APT?

Chefen ansvarar för att det skrivs minnesanteckningar som alla medarbetare kan ta del av, enligt Suntarbetsliv och SKR. Ni kan turas om att skriva, men ge inte uppgiften till skyddsombudet: arbetsgivaren får inte fördela arbetsmiljöuppgifter till skyddsombud, skriver Arbetsmiljöverket. Ett APT-protokoll är inget lagkrav, men riskbedömningar ska alltid vara skriftliga, liksom handlingsplanen för åtgärder som inte görs direkt (AFS 2023:1).

Hur lång ska en APT vara?

Ingen lag, föreskrift eller avtalstext vi har läst säger hur lång en APT ska vara, och en forskare vid Institutet för stressmedicin säger till Suntarbetsliv att det inte finns någon idealmodell. Vårt förslag är 30 minuter med tid per punkt, som i mallen.

Måste skyddsombudet vara med på APT?

Vi har inte hittat någon regel som säger att skyddsombudet ska sitta med på varje APT. Men arbetsgivaren ska ge skyddsombudet möjlighet att medverka i arbetsmiljöarbetet (6 § i AFS 2023:1), och ombudet har rätt till den ledighet uppdraget kräver, med bibehållna förmåner (6 kap. 5 § arbetsmiljölagen). Bjud in ombudet när arbetsmiljön står på dagordningen, och skicka underlaget i förväg.

Vad heter APT på engelska?

Närmast på engelska är staff meeting eller team meeting, men det finns ingen exakt motsvarighet, eftersom begreppet kommer från de svenska samverkansavtalen. Ett kort möte före passet heter ofta pre-shift meeting eller team huddle, och det ersätter inte en APT.

Börja med nästa APT

Ta fram schemat för nästa månad och leta upp de två tider då flest pass överlappar. Lägg APT:n där, skicka dagordningen en vecka innan och bestäm redan nu hur de som inte kan komma ska få veta vad som sades. Det är kvällspasset som avgör om APT:n fungerade.

På trettio minuter visar vi hur kallelsen, dagordningen och anteckningarna från er APT når varje pass i Todolo, enhet för enhet. Ni behöver inte teckna något långt avtal, och ni har 30 dagars pengarna-tillbaka-garanti.

Boka en demo på trettio minuter