Inför julhandeln 2026: så blir varje butik redo före Black Week

Lördag 5 december. Kön ringlar sig ända bort till adventsljusstakarna, och två på dagens schema har jobbat mindre än en vecka. Den ena vet inte om julklappsbyte gäller på varor från Black Week. Den andra har aldrig gjort en retur. Hur passet går avgörs långt tidigare, av arbetet inför julhandeln. Det arbetet görs före december: butikerna ska vara redo till Black Week och Black Friday den 27 november. Den här guiden visar hur ni som kedja förbereder butikerna inför julhandeln under just de veckorna.

En plan är inte klar när huvudkontoret har skickat den. Den är klar när den nyaste julextran, den med minst timmar på schemat, kan göra kampanjbytet och reda ut ett julklappsbyte utan att behöva fråga någon.

Vi går igenom kampanjbytena, extrapersonalen, rutinerna och kommunikationen från huvudkontoret. Sist finns en checklista att kopiera, vecka för vecka, och vanliga frågor.

Julhandeln börjar med Black Week, inte i december

Inför förra julen konstaterade HUI att många har tidigarelagt julklappsinköpen till Black Friday och att november har vuxit på decembers bekostnad. SCB:s siffror pekar åt samma håll: sällanköpsvaruhandeln ökade med 8,6 procent i november 2025, mot 3,1 procent i december 2025. Båda jämförs med samma månad året innan, kalenderkorrigerat och i fasta priser. I Svensk Handels undersökning från 20 november 2025 planerade 57 procent av svenskarna att handla under Black Week, och 64 procent uppgav att de skulle köpa julklappar under veckan.

Så ligger datumen 2026:

• Black Friday: fredag 27 november. Enligt Svensk Handel infaller dagen alltid mellan 23 och 29 november.
• Black Week: börjar måndag 23 november, om ni kör hela veckan.
• Första advent: söndag 29 november, samma helg som Black Friday.
• Cyber Monday: måndag 30 november.
• Lucia: söndag 13 december.
• Julafton: torsdag 24 december.
• Annandag jul: lördag 26 december. Mellandagsrean 2026 börjar den dagen eller dagen efter, beroende på kedja.
• Nyårsafton: torsdag 31 december.
• Trettondedag jul: onsdag 6 januari 2027.

Kör ni hela veckan är den verkliga deadlinen alltså helgen den 21 och 22 november. Det som inte sitter uppe då får sättas upp medan kunderna är i butiken.

Vänta inte på prognoserna för 2026. Förra året kom HUI:s julhandelsrapport den 7 november, och då ska planeringen redan vara klar.

Kampanjbyten som sitter uppe innan dörrarna öppnar

Mellan 23 november och 27 december kan en butik behöva göra fyra kampanjbyten på fem veckor:

1. Black Week, måndag 23 november.
2. Julskyltningen, klar till första advent den 29 november.
3. Återgången till ordinarie priser, tisdag 1 december, för er som avslutar med Cyber Monday.
4. Mellandagsrean, 26 eller 27 december.

För en kedja med fyrtio butiker blir det 160 kampanjbyten på fem veckor, och alla ska se likadana ut. Det klarar inte ett mejl med en PDF. Varje byte behöver ett underlag som är så tydligt att den som aldrig har gjort ett byte kan följa det:

• stegen i rätt ordning
• planogrammet
• en referensbild på hur det ska se ut
• prisskyltarna
• en deadline kvällen före
• vem som gör det
• en bekräftelse med foto

Prisskyltarna är värda ett eget steg. När ni sänker ett pris ska skylten enligt Konsumentverket visa det lägsta pris som använts under de 30 dagarna före sänkningen, i omedelbar närhet till det nedsatta priset. Regeln gäller när marknadsföringen ger intryck av en sänkning, med ord som kampanj, erbjudande eller realisation. Skyltarna till Black Week ska alltså inte ligga i en hög bakom kassan när butiken stänger på söndagen. De ska sitta uppe, och någon ska ha fotat dem.

Räkna också på mellandagsrean: 30 dagar före den 26 december är den 26 november, mitt i Black Week. Sänkte ni samma vara då kan Black Week-priset vara det som ska stå på reaskylten, och reapriset måste vara lägre än det.

Med checklistor och kampanjbyten i en app får varje byte en status per butik, och den butik som inte är klar syns före öppning, inte på måndagseftermiddagen.

Extrapersonal som är redo före första passet

Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:1, som gäller sedan den 1 januari 2025, ska arbetsgivaren se till att alla arbetstagare har tillräckliga kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet. Enligt de allmänna råden bör kunskaperna ges så tidigt som möjligt. Alla betyder alla, även den som bara jobbar i december.

Ändå sker introduktionen av extrapersonal till jul ofta på golvet, mitt i rusningen, av en kollega som redan har kö framför sig. En del julextra börjar bara några dagar före Black Week, och deras första riktigt stora pass blir Black Friday.

Det här behöver varje julextra, och alla andra nyanställda, kunna före första passet:

• kassan
• returer, julklappsbyten, förlängt öppet köp och presentkort, enligt er policy
• veckans kampanjregler
• larm och utrymning
• snatteri, hot och konflikter: vad du gör och vem du ringer
• raster och vem som löser av
• vem du frågar när du inte vet

Så får ni det på plats:

• Materialet före första passet. På medarbetarens eget språk och i god tid, inte samma morgon.
• En fadder per julextra. En namngiven kollega att fråga, inte ”fråga vem som helst”.
• En avstämning efter första veckan. Vad var svårt, och vad saknades?
• Ett test med den nyaste. Låt den säsongsanställda som började sist göra ett kampanjbyte och visa hur ett julklappsbyte går till, utan hjälp. Går det är introduktionen klar.

Med introduktionen i appen före första passet ser ni vem som har gått igenom materialet. Mer finns i guiden om personalutbildning från onboarding till daglig drift.

Rutiner som håller när tempot går upp

Black Week och Black Friday betyder enligt Handels ”högre tempo, fler kunder och ibland en tuff arbetsmiljö”, och förbundet påminner om rätten till rast. Då håller inte långa checklistor. Gör så här i stället:

• Behåll kärnan. Öppning, stängning, påfyllning och kassaavstämning görs varje pass.
• Bestäm vad som får vänta. Det som inte påverkar kunden i december kan vänta till januari. Skriv ner vad det är, så att ingen gör det av gammal vana.
• Ha en egen checklista för extraleveranser. Den startas när pallen kommer, inte på en fast tid.
• Ge varje avvikelse en ägare och ett datum. Annars blir den en lapp vid kassan som ingen tar ansvar för.
• Låt butikerna lägga till egna moment. En butik i en galleria med längre öppettider i december behöver steg som en gatubutik inte har.
• Planera in rasterna. Bestäm vem som löser av vem, så att rasten inte hänger på att det blir lugnt.

Distriktschefer och regionchefer hinner inte besöka alla butiker i december. När alla butiker rapporterar rutinerna på samma sätt kan besöken läggas där något faktiskt avviker.

Kommunikation från huvudkontoret som landar i varje butik

Så ser informationskedjan ut på många håll: huvudkontoret mejlar butikscheferna, butikschefen skickar det viktigaste vidare till en WhatsApp-grupp och någon tejpar upp en lapp vid kassan. Den som jobbar extra på torsdagar missar alltihop, och det är ofta just den personen som står i kassan när kunden frågar.

Det här fungerar bättre:

• En kanal, sorterad per butik, roll och pass. Helgpasset ser det som gäller helgen, och den som är ledig slipper hålla koll på en privat chattgrupp.
• En fast veckorytm. Ett inlägg varje måndag med veckans kampanjbyten och öppettider gör att alla vet var de ska titta.
• Läskvitton och uppföljning. Hör av er till de butiker som missade i stället för att påminna hela kedjan. Men läst är inte samma sak som förstått: det som måste förstås hör hemma i introduktionen.
• Automatisk översättning. Skriv en gång, så får den som läser bäst på polska samma besked som alla andra.
• Återkommande utskick som går ut av sig själva. Öppettiderna över en röd dag ska inte hänga på att någon kommer ihåg dem.

Det är skillnaden mellan fem gruppchattar och ett flöde per butik.

Checklista inför julhandeln 2026, vecka för vecka

Kopiera listan och justera datumen efter er kedja.

Vecka 38 till 41 (nu till 11 oktober)

• Bestäm upplägget för Black Week, julskyltningen, återgången och mellandagsrean.
• Skriv ner policyn för julklappsbyten, förlängt öppet köp och presentkort.
• Spika decemberöppettiderna per butik.
• Skala ner rutinerna till det som måste göras varje pass.
• Ta fram introduktionen för julextra.
• Planera timmarna, även för kvällarna före bytena, och kolla reglerna om mertid, som ändrades i Detaljhandelsavtalet den 1 april 2026.

Vecka 42 till 44 (12 oktober till 1 november)

• Sätt upp kanaler per butik, roll och pass.
• Lägg in återkommande inlägg, som öppettider över röda dagar.
• Provkör checklistan för kampanjbyte på ett vanligt byte, till exempel efter Halloween.

Vecka 45 till 47 (2 till 22 november)

• Introducera och testa varje julextra före första passet.
• Ge varje julextra en fadder.
• Skicka Black Week-uppgiften till alla butiker senast fredag 20 november: steg, planogram, referensbild och prisskyltar som visar lägsta pris de senaste 30 dagarna.

Kvällen före varje kampanjbyte

• Kontrollera materialet och prisskyltarna.
• Fotografera bytet och skicka bilden till huvudkontoret.
• Se till att den som öppnar vet vad som gäller.

Vecka 48 och 49 (23 november till 6 december)

• Kontrollera att Black Week-bytet är klart i alla butiker före öppning 23 november.
• Sätt upp julskyltningen senast 29 november.
• Byt tillbaka före öppning 1 december.

Varje pass i december

• Bocka av öppning, stängning, påfyllning och kassaavstämning.
• Ge varje avvikelse en ägare och ett datum.
• Ta rasterna.

Mellandagarna (26 december till 3 januari)

• Gör klart reabytet före första readagen, och kontrollera reaskyltarna mot Black Week-priserna.
• Gå igenom returer och byten med personalen.
• Kontrollera att öppettiderna för nyårsafton och trettondedag jul har gått ut.

Januari (vecka 1 till 4)

• Gå igenom vilka butiker som var sena med vilket byte, vilka avvikelser som kom tillbaka och hur svinnet såg ut.
• Uppdatera rutinerna.
• Prata med julextra om att stanna kvar.

Så hjälper en personalapp under julhandeln

Inget av det här kräver en app, men med många butiker och många nya namn blir mejl och papper svåra att hålla ihop. Så här fungerar det i Todolo, vår personalapp för butik.

1. Julextra redo före första passet (People, Knowledge och TOD). Introduktionen görs i appen, med kurser och quiz på varje medarbetares eget språk, och ni ser vem som har klarat vad. Returpolicyn och kampanjreglerna ligger på ett ställe: ändra en gång, så läser alla rätt version. TOD, AI-assistenten i appen, svarar ur ert eget material på det språk frågan ställs på, även mitt i kön.

Fabrique är en bageri- och cafékedja, inte en butikskedja, men problemet känns igen. De har 27 enheter i Todolo, och en stor del av personalen är ny, ung eller säsongsanställd. Nya medarbetare går igenom sitt material i appen före och under de första passen, så att den mest erfarna bagaren slipper lära ut samma sak igen.

2. Kampanjbyten som ser likadana ut i varje butik (Operations). Bytet blir en uppgift med stegen, planogrammet och en referensbild, och butiken bekräftar med ett foto. Ni ser status per butik: klar, sen eller avvikelse.

3. Rutiner och felanmälningar (Operations). Checklistorna bockas av i telefonen med ena handen, mellan två kunder. En avvikelse rapporteras med foto och får allvarlighetsgrad, ägare och sista datum. En felanmälan läggs in en gång, och arbetsflödet skickar den till rätt person som en todo med namn och deadline.

4. Meddelanden från huvudkontoret som landar (Communications). Inlägg per butik, roll eller pass, automatiskt översatta och med läskvitton. Återkommande utskick går ut av sig själva.

Vanliga frågor

När är Black Friday 2026?

Black Friday 2026 är fredag den 27 november. Den infaller alltid mellan 23 och 29 november, enligt Svensk Handel. Kör er kedja Black Week 2026 från måndagen, pågår den från 23 november till och med Cyber Monday den 30 november. Första advent, söndag 29 november, infaller samma helg, så julskyltningen ska upp då.

När ska man börja förbereda butiken inför julhandeln?

Nu, i september och oktober, medan det fortfarande är lugnt. Räkna bakåt från helgen den 21 och 22 november: då ska kampanjbytet, introduktionen och rutinerna vara klara. Förra året kallade Svensk Handels chefsekonom Black Week för ”startskottet för julhandeln”, och 57 procent av svenskarna planerade att handla under veckan.

Vilka krav finns på introduktionen av extrapersonal?

Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:1 säger i 10 § att arbetsgivaren ska se till att alla arbetstagare har tillräckliga kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet. Kravet gäller alla, alltså även extrapersonal och säsongsanställda. Enligt de allmänna råden bör kunskaperna ges så tidigt som möjligt, och introduktionen bör anpassas efter till exempel ålder, erfarenhet och språkkunskaper.

Vilket tidigare pris ska stå på skylten under Black Week och rean?

Enligt den så kallade 30-dagarsregeln ska skylten visa det lägsta pris som använts under de 30 dagarna före prissänkningen, i omedelbar närhet till det nedsatta priset. Regeln gäller när marknadsföringen ger intryck av en sänkning, till exempel med orden kampanj, erbjudande eller realisation. Varor som snabbt kan försämras, som växter och färska livsmedel, kan vara undantagna. Detaljerna finns hos Konsumentverket.

Kan Todolo sköta schemat för julextra?

Nej. Todolo är inte ett schema- eller lönesystem, så schemat för julextra läggs där ni lägger det i dag. Todolo sköter arbetet: introduktionen före första passet, checklistorna och kampanjbytena under passet, avvikelserna och meddelandena från huvudkontoret. Julextran använder samma app som alla andra, på sitt eget språk.

Hinner vi komma igång före Black Week?

Inte med allt, och det behöver ni inte heller. Börja med en sak, introduktionen för julextra i People eller kampanjbytet i Operations, och lägg till resten när ni är redo. ESS Group, som driver hotell och restauranger, rullade ut Todolo till över 3 000 medarbetare på sex veckor. Det är deras resultat, inte ett löfte till er.

Välj en sak att få på plats före 23 november

Ni hinner inte bygga om allt före Black Week. Välj det som gör mest ont, introduktionen eller kampanjbytet, och se till att det klarar testet: den nyaste julextran på lördagspasset i december gör rätt utan att fråga någon. Boka en demo på trettio minuter, så går vi igenom det utifrån era egna butiksrutiner. Ni behöver inte teckna något långt avtal, och ni har 30 dagars pengarna-tillbaka-garanti.