Tillbud: vad det är, när det ska anmälas och mall för tillbudsrapport

Fredag, kvart i nio, mitt i middagsrusningen. Jonas sänker en full korg frysta pommes i fritösen. Oljan kokar över och stänker ut där Amira stod med en back glas tio sekunder tidigare. Ingen bränner sig, och servisen fortsätter. Nästa fredag står allt likadant, och ingen har skrivit ner något.

Kort svar: Ett tillbud är en oönskad händelse som kunde ha lett till skada eller ohälsa, men där ingen skadades. Det kallas också nästanolycka. Alla tillbud bör rapporteras till chefen på plats. Arbetsgivaren ska anmäla allvarliga tillbud, som ett knivhot i kassan, till Arbetsmiljöverket utan dröjsmål enligt arbetsmiljölagen. Enligt föreskriften AFS 2023:1 ska orsakerna också utredas så att risken kan förebyggas.

Guiden är för dig som är chef i en restaurang, på ett hotell eller i en butik, och för dig på golvet som undrar om det där med oljan ens räknas. Den håller isär vad lagen kräver och vad som bara är klokt. Vill du börja direkt kan du ladda ner mallen för tillbudsrapport (PDF).

Vad är ett tillbud?

Ett tillbud är, med Arbetsmiljöverkets ord, en “oönskad händelse eller situation som kunnat leda till hälsobesvär, sjukdom eller olycksfall”. Något hände, men ingen kom till skada, eller som Prevent säger: det blev ett oj i stället för ett aj.

Ordet definieras varken i arbetsmiljölagen eller i AFS 2023:1, Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete. Definitionen ovan är vägledning. Lagen talar om allvarliga tillbud, de som ska anmälas, och i ett allmänt råd till föreskrifterna nämner Arbetsmiljöverket tillbud som en varningssignal om risker i arbetsmiljön.

Skillnaden mellan tillbud, olycka och arbetsskada

Skillnaden är om någon skadades: en olycka har lett till skada, ett tillbud hade kunnat göra det. Fyra ord blandas ofta ihop, och de rapporteras till olika ställen.

Begrepp	Vad det är	Exempel från golvet	Vart det går
Riskobservation	En risk som någon sett innan något hänt, inget lagbegrepp	Leveranser som blockerar nödutgången	Chefen och riskbedömningen
Tillbud	Något hände som kunde ha skadat någon, men ingen skadades	Oljan som stänker där någon nyss stod	Chefen. Arbetsmiljöverket om det är allvarligt
Olycka	En plötslig händelse som ledde till fysisk eller psykisk skada	En kock skär sig djupt i handen	Chefen och Försäkringskassan. Arbetsmiljöverket om skadan är svår
Arbetsskada	Skada av en olycka eller annan skadlig inverkan i arbetet	Ryggbesvär efter år av tunga lyft	Försäkringskassan

Arbetsskada är samlingsnamnet för personskador i arbetet (39 kap. 3 § socialförsäkringsbalken), så ett tillbud är aldrig en arbetsskada. Ordet avvikelse är bredare: ett tillbud kan rapporteras som en avvikelse, men alla avvikelser är inte tillbud.

Vanliga tillbud i restaurang, hotell och butik

Arbetsmiljöverkets arbetsskadestatistik räknar olyckor, inte tillbud. Men olyckorna, både i den statistiken och hos Afa Försäkring, visar var det brukar gå fel.

I köket

De vanligaste allvarliga olycksfallen i restaurangarbete 2015 till 2021 var fall (27 procent), olyckor med bland annat hetta och eld (24 procent) och skärskador från kniv eller annat föremål (22 procent), enligt en rapport från Afa Försäkring från 2023. I restaurangköket kan tillbuden se ut så här:

• Olja som kokar över eller stänker från fritösen, utan att någon bränns.
• En kniv som glider på en blöt skärbräda, eller som ligger dold i diskhon.
• En halkning vid disken eller kylrummet, där någon fångar sig i sista stund.
• Gaslukt vid spisen, eller två rengöringsmedel som blandas och ger klorgas. Kan vara ett allvarligt tillbud.

På hotellet

Under 2025 var fall den vanligaste orsaken till anmälda arbetsolyckor med sjukfrånvaro på hotell och logi: 110 av 383, enligt Arbetsmiljöverkets preliminära statistik. Typiska tillbud på hotellet:

• En städare som halkar i ett blött badrum men tar emot sig.
• En gäst som hotar att slå nattportiern i receptionen när portiern arbetar ensam. Ska alltid utredas och dokumenteras.
• En stege som välter i lobbyn, så att den som hänger belysning faller några meter utan att skada sig. Kan vara ett allvarligt tillbud.

I butiken

De vanligaste allvarliga olycksfallen i handeln 2015 till 2021 var fall (25 procent) och hot, våld och rån (20 procent), enligt samma rapport från Afa Försäkring. Svensk Handels trygghetsbarometer för tredje kvartalet 2026 visar att 8 procent av butikerna har drabbats av hot eller våld i samband med stöld under den senaste månaden. Exempel från butiken:

• En halkning på det blöta golvet vid entrén en regnig dag.
• En kund som hotar personalen med våld efter en stöld. Ska alltid utredas och dokumenteras, och ett knivhot är ett av Arbetsmiljöverkets exempel på allvarliga tillbud.

Inför julhandeln kommer extrapersonalen. Visa dem hur de rapporterar ett tillbud redan första passet.

Allvarliga tillbud ska anmälas till Arbetsmiljöverket

Arbetsgivaren ska anmäla allvarliga tillbud till Arbetsmiljöverket utan dröjsmål, enligt 3 kap. 3 a § arbetsmiljölagen. Vanliga tillbud anmäls inte till någon myndighet.

Om tillbudet är allvarligt bedömer arbetsgivaren själv, från fall till fall. Arbetsmiljöverket skriver rakt ut: “Är du osäker på om händelsen är tillräckligt allvarlig är det bättre att anmäla än att inte göra det.” Den som inte anmäler kan dömas till böter enligt 8 kap. 2 § arbetsmiljölagen.

Samma skyldighet gäller dödsfall och svårare personskador, som enligt Arbetsmiljöverket bland annat är fraktur, kraftig blödning, andra gradens brännskada och chocktillstånd efter hot om våld eller rån. En andra gradens brännskada från fritösen ska alltså anmälas till Arbetsmiljöverket, inte bara till Försäkringskassan.

Vad räknas som ett allvarligt tillbud?

Ett allvarligt tillbud är, med arbetsmiljölagens ord, ett tillbud som “inneburit allvarlig fara för liv och hälsa”. Arbetsmiljöverket ger bland annat de här exemplen:

• någon har fallit från några meters höjd utan att skada sig
• något har rasat ner nära någon, eller där någon kunde ha stått
• ett rök-, gas- eller kemikalieutsläpp där ingen skadades
• hot om våld, som knivhot eller hot med skjutvapen, och mordhot som upplevs som allvarligt menat
• svårare fall av mobbning, kränkningar och trakasserier, och även en enstaka kränkande handling

Så anmäler ni ett allvarligt tillbud

1. Anmäl utan dröjsmål. Enligt Arbetsmiljöverket betyder det helst samma dag.
2. Gör tillbudsanmälan i e-tjänsten anmalarbetsskada.se, som Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan har tillsammans.
3. Spara kvittot som visas när anmälan är gjord.
4. Utred ändå. Arbetsgivaren ska alltid själv utreda vad som hänt, oavsett vad myndigheten gör.

Hör ni inget från Arbetsmiljöverket inom tre veckor har myndigheten normalt valt att inte göra något mer.

Så rapporterar ni ett tillbud

Den som var med rapporterar till chefen på plats, under samma pass, medan alla fortfarande minns vem som stod var.

Ingen lag säger att varje anställd måste rapportera varje tillbud. Arbetsmiljölagen kräver att de anställda medverkar i arbetsmiljöarbetet och snarast säger till vid omedelbar och allvarlig fara (3 kap. 4 §). Arbetsgivaren ansvarar för att det finns ett tydligt sätt att rapportera ohälsa, olycksfall och tillbud, skriver Arbetsmiljöverket. Och rapporterna behövs: lagen kräver att ni fortlöpande undersöker riskerna (3 kap. 2 a §).

Låt skyddsombudet se rapporterna. Ombudet har rätt att ta del av de handlingar som behövs för uppdraget (6 kap. 6 § arbetsmiljölagen).

Vad ska en tillbudsrapport innehålla?

En tillbudsrapport är en kort intern rapport om vad som hände, skriven av den som var med och lämnad till chefen. Den svarar på det här:

• vem som rapporterar
• datum och klockslag
• enhet och plats
• vad som hände
• vad som kunde ha hänt
• vilka som var inblandade eller i närheten
• vad som gjordes direkt, till exempel spärrade av eller tog något ur bruk
• om det finns foto, och om skyddsombudet är informerat
• vem rapporten lämnades till

Fälten finns i mallen för tillbudsrapport. Vid hot eller våld föreslår Arbetsmiljöverket att ni också skriver om personen arbetade ensam och vad som ledde fram till händelsen.

När personalen inte rapporterar

Skälen är nästan alltid begripliga:

• “Det hände ju inget.” Just därför. Tillbudet är en lärdom som ingen behövde betala för.
• “Det är fullt.” Låt två rader och ett foto räcka under passet.
• “Jag vill inte få skulden.” Får den som rapporterar frågor om sitt slarv, slutar folk att rapportera. Säg tack.
• “Jag skriver dåligt på svenska.” Låt folk rapportera på det språk de skriver bäst.
• “Jag visste inte att det räknades.” Ta upp vad som räknas i introduktionen, redan första veckan.

Återkoppla också, som Prevent påminner om. Den som ser att förra rapporten ledde till något rapporterar nästa gång också.

Så utreder ni ett tillbud

Utredningen är till för en fråga: vad behöver ändras för att det inte ska hända igen? Så beskriver ett allmänt råd i AFS 2023:1 syftet. Om ni måste utreda beror på vilket tillbud det är:

• Allvarliga tillbud ska arbetsgivaren utreda enligt 12 § i AFS 2023:1. Föreskrifterna gäller sedan 1 januari 2025 och ersatte AFS 2001:1.
• Tillbud med våld eller hot om våld ska alltid utredas och dokumenteras, även när de inte är allvarliga, enligt 5 kap. 8 § i AFS 2023:2 om planering och organisering av arbetsmiljöarbete.
• Övriga tillbud kräver ingen utredning enligt 12 §, men ett allmänt råd säger att det kan vara värdefullt. Risken som tillbudet visade ska ändå undersökas och åtgärdas, eftersom arbetsgivaren fortlöpande ska undersöka riskerna (3 kap. 2 a § arbetsmiljölagen).

Leta efter orsaker, inte efter vem som gjorde fel. Ett allmänt råd i AFS 2023:1 säger att utredningen inte ska fokusera på skuldfrågan, och Arbetsmiljöverkets utredningsblankett avråder från svar som “slarv”. Fråga varför tills ni hittar något ni kan ändra. Metoden kallas ofta fem varför och kommer inte från Arbetsmiljöverket, men den fungerar i ett kök klockan elva på kvällen. Det behöver inte bli exakt fem frågor, och ibland leder de åt två håll. Ta fritösen:

• Varför kokade oljan över? Korgen var full av frysta pommes med is på.
• Varför var korgen så full? Det var kö, och bara en av fritöserna fungerade.
• Varför fungerade bara en? Den andra har väntat på service sedan i augusti.
• Och varför stod Amira så nära? Glasen bärs förbi fritösen till baren, för det är kortaste vägen.

Ingen av orsakerna heter Jonas. Gör utredningen tillsammans med dem som var där och med skyddsombudet. Arbetsgivaren ska ge arbetstagare och skyddsombud möjlighet att medverka (6 § i AFS 2023:1).

Mall för tillbudsrapport

Mallen för tillbudsrapport är en gratis PDF på tre sidor som tar er från rapport till åtgärd: ladda ner mallen för tillbudsrapport (PDF). Första sidan är rapporten. Andra sidan är utredningen och åtgärderna: varje åtgärd får en ansvarig och ett datum, och en ruta visar om tillbudet är allvarligt och anmält till Arbetsmiljöverket. Tredje sidan är en tillbudslogg med en rad per tillbud. Ingen lag eller föreskrift kräver en viss blankett.

Så fyller ni i rapporten

• Skriv rapporten under samma pass, medan alla minns vad som hände, var och när.
• Beskriv med egna ord vad som hände, och vad som kunde ha hänt med lite mer otur.
• Skriv vad ni gjorde direkt, till exempel spärrade av, torkade upp eller tog något ur bruk.
• Ta ett foto av platsen innan ni flyttar på något, om det går att göra säkert.
• Lämna rapporten till chefen på plats, som bedömer om tillbudet är allvarligt och ska anmälas.
• Utred på sidan två, och för in tillbudet i loggen på sidan tre så att ni ser mönster.

Exempel på tillbud i restaurang, hotell och butik

Bransch	Vad hände	Vad kunde ha hänt	Direkt åtgärd	Förebyggande åtgärd
Restaurang	Oljan kokade över när en full korg frysta pommes sänktes i fritösen	Brännskador på den som stod bredvid	Torkade upp och spärrade av golvet	Markering för max fyllnad i korgen, och glasen bärs en annan väg
Restaurang	En diskare halkade på det blöta golvet vid disken men fångade sig	Fall mot diskbänken eller in i en kollega med kniv	Torkade upp och ställde ut en varningsskylt	Halkfri matta vid disken och fasta tider för att torka golvet
Hotell	En använd kanyl låg i papperskorgen på ett rum som städades	Stickskada och oro för smitta	Kanylen lades i en stickfast burk	Stickfasta burkar på varje städvagn, och papperskorgar töms utan att handen går ner i dem
Hotell	En berusad gäst hotade att slå nattportiern i receptionen klockan tre	Våld mot en kollega som var ensam	Portiern ringde polisen och sedan chefen	Ensamarbetet nattetid ses över i riskbedömningen
Butik	En kund som nekades köp drog kniv vid kassan och gick sedan	Knivskada på kassören	Kassören lämnades inte ensam, och chefen anmälde till Arbetsmiljöverket samma dag	Rutinen vid hot övas med alla, även extrapersonalen
Butik	En pall med kartonger rasade på lagret där en kollega nyss hade stått	Krosskador på den som stod där	Lagret spärrades av och pallen plockades om	Tunga kartonger längst ner och ingen stapling över markerad höjd

Om ett tillbud är allvarligt bedömer arbetsgivaren från fall till fall. Knivhotet är ett av Arbetsmiljöverkets exempel på vad som kan vara allvarligt, och pallen som rasade liknar ett annat. Oljan som kokade över är ett gränsfall: en andra gradens brännskada räknas som en svårare personskada, så fråga er om den som stod bredvid var i allvarlig fara. Är ni osäkra är det bättre att anmäla. Hot om våld, som knivhotet och hotet mot nattportiern, ska alltid utredas och dokumenteras. Halkningen och kanylen liknar inte Arbetsmiljöverkets exempel, men är värda att utreda.

Från rapport till åtgärd

En rapport som ingen gör något med lär personalen att sluta rapportera.

Gör det som går direkt. Enligt 13 § i AFS 2023:1 ska åtgärder genomföras omedelbart, eller så snart det är praktiskt möjligt.

Skriv in resten i handlingsplanen. Det som inte görs direkt ska in i en skriftlig handlingsplan, med när varje åtgärd ska vara klar och vem som ser till att den blir gjord (13 §). Handlingsplanen och riskbedömningen ska alltid vara skriftliga, oavsett hur många ni är (11 och 13 §§).

Välj åtgärder som håller. “Tekniska förbättringar är mer varaktiga än instruktioner”, skriver Arbetsmiljöverket i sin utredningsblankett. En markering på fritöskorgen håller längre än en påminnelse. Blir åtgärden en ny rutin, skriv ner den steg för steg och lägg den där personalen hittar den, som i personalhandboken.

Kontrollera att det fungerade. Genomförda åtgärder ska kontrolleras (13 §). Gå tillbaka efter några veckor, och berätta för den som rapporterade vad som blev av det.

Titta på loggen. Ingen regel kräver en tillbudslogg, men ett allmänt råd till 11 § i AFS 2023:1 nämner sammanställningar av ohälsa, olycksfall och tillbud som stöd när ni undersöker riskerna. Med flera enheter är det loggen som visar att fritöserna krånglar på tre ställen. Ta med tillbuden i nästa skyddsrond och i den årliga uppföljningen (14 §).

Tillbud i telefonen med Todolo

Tillbudet på fredagskvällen händer mitt i passet, och det är där det ska fångas. Todolo är appen för hela passet, en medarbetarapp där teamet får nyheterna, chattar med varandra, går sina utbildningar och hittar rutinerna. Där finns också tillbuden.

Den som ser något rapporterar direkt i telefonen. Har ni satt upp en QR-kod på platsen öppnar skanningen ett avvikelseformulär för just den platsen, och hittar någon risken under en checklista rapporteras den på punkten, med bild och kommentar. Ärendet får en allvarlighetsgrad enligt den skala ni själva sätter upp, till exempel låg, medel och hög, en ansvarig och ett förfallodatum. Chefen tilldelar utredningen, dokumenterar rotorsaken och håller koll på att åtgärderna blir gjorda.

Vill ni ha samma tillbudsrapport på alla enheter kan den bli ett eget arbetsflöde, med egna fält som frågar samma saker som mallen. Regler utser rätt person när rapporten skickas in, till exempel chefen för den enhet som valts. Hos ESS Group, med över 3 000 medarbetare på fler än 120 avdelningar, är AJ/OJ-rapportering ett eget arbetsflöde, bredvid felanmälan och en kanal för säkerhetsobservationer. Aj står för olyckor och oj för tillbud, som i Prevents bild.

Det en enhet har lärt sig kan ni dela i ett inlägg till rätt enheter och roller, och läskvittensen visar vilka som har kvitterat. Står rutinen vid hot i er handbok kan teamet fråga TOD, Todolos AI-assistent, om den mitt i passet. Läs mer om incidenter i Todolo Operations och om skyddsrond och rondering med QR-kod.

Allvarlighetsgraden i appen är er egen markering och avgör inte om ett tillbud ska anmälas till Arbetsmiljöverket. Todolo anmäler inget åt er, och bedömningen, anmälan och ansvaret för arbetsmiljön ligger kvar hos arbetsgivaren.

Vanliga frågor om tillbud

Måste alla tillbud rapporteras?

Alla tillbud bör rapporteras internt, men ingen lag kräver att varje anställd rapporterar varje tillbud. Arbetsgivaren ansvarar för att det finns ett tydligt sätt att rapportera, skriver Arbetsmiljöverket. Bara allvarliga tillbud anmäls till myndigheten, och det gör arbetsgivaren.

Vem ansvarar för att anmäla ett allvarligt tillbud?

Arbetsgivaren, enligt 3 kap. 3 a § arbetsmiljölagen. I praktiken anmäler den chef som har fått uppgiften, till exempel restaurangchefen eller butikschefen, men ansvaret ligger kvar hos arbetsgivaren. Har ni minst tio arbetstagare ska uppgiftsfördelningen vara skriftlig (9 § i AFS 2023:1). Skyddsombudet anmäler inte, men har rätt att ta del av de handlingar som behövs för uppdraget.

Hur snabbt ska ett allvarligt tillbud anmälas?

Utan dröjsmål, enligt 3 kap. 3 a § arbetsmiljölagen. Enligt Arbetsmiljöverket betyder det helst samma dag. Lagen anger ingen fast timgräns, så vänta inte på att utredningen blir klar: anmäl först och utred sedan.

Ska tillbud anmälas till Försäkringskassan?

Nej. Försäkringskassan tar emot anmälningar om arbetsskador, alltså när någon faktiskt har skadats. Ett tillbud anmäls bara till Arbetsmiljöverket, och bara om det är allvarligt. Är en arbetsskada svår, som en fraktur eller en andra gradens brännskada, anmäls den också till Arbetsmiljöverket. Båda anmälningarna görs i samma e-tjänst, anmalarbetsskada.se.

Är hot från en kund ett tillbud?

Ja, om kunden hotar med våld och ingen skadas. Enligt 5 kap. 8 § i AFS 2023:2 ska arbetsgivaren utreda och dokumentera alla tillbud med våld eller hot om våld, även de som inte är allvarliga. Knivhot och hot med skjutvapen är två av Arbetsmiljöverkets exempel på allvarliga tillbud. Hamnar kollegan i chock kan det räknas som en svårare personskada.

Vad är en riskobservation?

En riskobservation är enligt Prevent en risk som kan orsaka tillbud eller olyckor om ingen gör något åt den, till exempel en blockerad nödutgång eller ett skydd som saknas på en maskin. Ordet är inget lagbegrepp, men många arbetsplatser använder det. Rapportera den på samma sätt som ett tillbud, gärna med foto.

Börja med förra månadens tillbud

Ta fram det som hände förra månaden: rapporter, meddelanden i chatten och det någon nämnde vid stängning. Skriv varje tillbud på en rad i loggen och fråga om varje rad: vem äger åtgärden, och när ska den vara klar? Hittar ni nästan inget har ni troligen inte färre tillbud än andra. Ni har färre rapporter.

På trettio minuter visar vi hur er tillbudsrapportering skulle se ut i Todolo, enhet för enhet. Ni behöver inte teckna något långt avtal, och ni har 30 dagars pengarna-tillbaka-garanti.

Boka en demo på trettio minuter