Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM): så blir det en del av passet, med årshjul som PDF

Fredag eftermiddag i november. Jonna är driftchef för tre kaféer och får ett mejl från skyddsombudet: när följde vi senast upp arbetsmiljöarbetet? Pärmen på kontoret säger mars förra året. Skyddsronden är gjord på två av tre kaféer, tillbuden ligger långt upp i en gruppchatt och julhandeln börjar om tre veckor. Inget av det är fel. Det hänger bara inte ihop.

Kort svar: Systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM, är hur arbetsgivaren organiserar, genomför och följer upp arbetet med arbetsmiljön. Kärnan är fyra steg som upprepas: undersöka, riskbedöma, åtgärda och kontrollera åtgärderna. Runt dem står en arbetsmiljöpolicy, rutiner, en uppgiftsfördelning, kunskaper och en uppföljning varje år. Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:1 säger att det ska bedrivas “som en del av den dagliga verksamheten” (5 §). Från tio arbetstagare ska policyn, rutinerna, uppgiftsfördelningen och den årliga uppföljningen vara skriftliga.

Jonna är påhittad, men mejlet känner du nog igen om du är chef i restaurang, på hotell eller i butik. Guiden håller isär lag, allmänna råd och det som bara är klokt. Vill du börja direkt kan du ladda ner årshjulet för SAM med årlig uppföljning (PDF).

Vad är systematiskt arbetsmiljöarbete?

Systematiskt arbetsmiljöarbete “beskriver hur ni ska organisera, genomföra och följa upp arbetsmiljöarbetet”, skriver Arbetsmiljöverket. Målet är att ingen ska bli sjuk, skadas eller dö av jobbet. Det gäller hela arbetsmiljön, den fysiska, den organisatoriska och den sociala, så schemat och arbetsbelastningen räknas lika mycket som fritösen och golvet.

Det systematiska ligger i att det inte händer en gång. Ni gör samma saker igen och igen, i en ordning som går att följa: ni tittar på arbetsmiljön, väger det ni hittar, gör något åt det och kontrollerar att det hjälpte. Sedan börjar ni om.

Vad står SAM för?

SAM står för systematiskt arbetsmiljöarbete. Förkortningen används av Arbetsmiljöverket, av skyddsombud och i de flesta mallar, så det är samma sak oavsett vilket ord ni använder.

Vad säger lagen om systematiskt arbetsmiljöarbete?

Enligt arbetsmiljölagen ska arbetsgivaren “systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten” så att arbetsmiljön uppfyller kraven på en god arbetsmiljö (3 kap. 2 a §). Hur det ska gå till står i AFS 2023:1, som gäller sedan den 1 januari 2025 och ersatte AFS 2001:1. Föreskrifterna gäller “all verksamhet där arbetstagare utför arbete för arbetsgivares räkning” (3 §), alltså också kaféet med tre anställda.

Ansvaret ligger på arbetsgivaren (4 §). Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna och skyddsombuden möjlighet att medverka (6 §), och skyddsombudet företräder arbetstagarna i arbetsmiljöfrågor (6 kap. 4 § arbetsmiljölagen).

Vad är krav och vad är råd?

Lag och föreskrift är bindande. Allmänna råd är inte bindande, och god praxis är det som brukar fungera.

Vad som gäller	Sorts regel	Källa
Planera, led och kontrollera verksamheten så att arbetsmiljön blir god	Lag	Arbetsmiljölagen 3 kap. 2 a §
Bedriv arbetet som en del av den dagliga verksamheten	Föreskrift	AFS 2023:1 5 §
Ge arbetstagare och skyddsombud möjlighet att medverka	Föreskrift	AFS 2023:1 6 §
Ha en arbetsmiljöpolicy, skriftlig från tio arbetstagare	Föreskrift	AFS 2023:1 7 §
Ha rutiner för hur arbetet ska gå till, skriftliga från tio arbetstagare	Föreskrift	AFS 2023:1 8 §
Fördela uppgifterna till chefer eller andra, skriftligt från tio arbetstagare	Föreskrift	AFS 2023:1 9 §
Se till att alla har tillräckliga kunskaper om arbetet och riskerna	Föreskrift	AFS 2023:1 10 §
Undersök arbetsmiljön regelbundet och riskbedöm skriftligt	Föreskrift	AFS 2023:1 11 §
Utred ohälsa, olycksfall och allvarliga tillbud	Föreskrift	AFS 2023:1 12 §
Åtgärda, skriv en handlingsplan för det som väntar och kontrollera	Föreskrift	AFS 2023:1 13 §
Följ upp arbetet varje år, skriftligt från tio arbetstagare	Föreskrift	AFS 2023:1 14 §
Anlita företagshälsovård om er egen kunskap inte räcker	Föreskrift	AFS 2023:1 15 §
Låt arbetsmiljön ingå i verksamheten som ekonomi och kvalitet gör	Allmänt råd	AFS 2023:1, till 5 §
Lägg arbetet i ett årshjul, månad för månad	God praxis	Vårt förslag

Vad måste vara skriftligt?

Riskbedömningen ska alltid vara skriftlig, och det som inte åtgärdas direkt ska stå i en handlingsplan (11 och 13 §§), hur få ni än är. Gränsen på tio arbetstagare gäller policyn, rutinerna, uppgiftsfördelningen och den årliga uppföljningen (7, 8, 9 och 14 §§). De krävs ändå, men först från tio arbetstagare måste de stå på papper. Föreskriften säger “i verksamheten”, och vi läser det som hela arbetsgivaren, inte varje enhet för sig.

SAM i fyra steg: undersöka, riskbedöma, åtgärda och kontrollera

De fyra stegen är hjulet som snurrar hela året. Varje steg har en egen guide hos oss, så här får du helheten och var du läser vidare.

1. Undersöka

Ni ska regelbundet undersöka arbetsmiljön (11 §). Ett allmänt råd nämner “dagliga undersökningar, planerade skyddsronder, mätningar, intervjuer och andra inventeringar av problem”. I restaurangen är det skyddsronden, det som kommer upp på APT:n och svaren i medarbetarundersökningen. Det dagliga är lika viktigt: den som stänger och ser att lampan vid varumottagningen är trasig har också undersökt.

2. Riskbedöma

Det ni hittar ska ni väga: hur troligt är det att någon skadas eller blir sjuk, och hur illa kan det gå? Riskbedömningen ska alltid dokumenteras skriftligt (11 §), och den ska också göras före förändringar, som nya öppettider eller en ny maskin. Hur ni gör steg för steg står i guiden om riskbedömning och handlingsplan.

3. Åtgärda

Åtgärderna ska göras “omedelbart, eller så snart det är praktiskt möjligt” (13 §). Det som inte görs direkt skrivs in i en handlingsplan med när det ska vara klart och vem som ser till att det blir gjort. Ett allmänt råd säger var ni börjar: “I första hand bör en åtgärd syfta till att få bort eller minska risken redan vid källan.”

4. Kontrollera

Genomförda åtgärder ska kontrolleras (13 §). Det är steget som oftast faller bort. Fråga inte om åtgärden är gjord. Fråga om den hjälpte, och be den som står i passet svara.

När något har hänt: utred

Råkar någon ut för ohälsa eller ett olycksfall i arbetet, eller inträffar ett allvarligt tillbud, ska arbetsgivaren utreda orsakerna (12 §). Ett allmänt råd säger att syftet är “att komma fram till vilka åtgärder som behöver vidtas”, inte att hitta någon att skylla på. Hur ni rapporterar, utreder och vad som ska anmälas står i guiden om tillbud.

Ramen runt hjulet: policy, rutiner, uppgifter och kunskaper

Hjulet snurrar bara om någon vet att det är deras tur. Därför kräver AFS 2023:1 också en ram.

Arbetsmiljöpolicy

Arbetsgivaren ska se till att det finns en arbetsmiljöpolicy “som beskriver hur arbetsmiljöförhållandena ska vara” (7 §). Ett allmänt råd säger att den bör beskriva det långsiktiga arbetet med arbetsmiljön. Från tio arbetstagare ska den vara skriftlig, och Arbetsmiljöverket tycker att ni skriver ner den även om ni är färre.

Policyn behöver inte vara lång. Ett exempel för en restauranggrupp:

Hos oss ska ingen bli sjuk eller skadad av jobbet. Arbetsmiljön är en del av varje pass. Den som ser en risk säger till, och den som får veta det gör något åt det eller tar det vidare samma dag. Chefen på varje enhet ansvarar för arbetsmiljön där, tillsammans med skyddsombudet. Vi följer upp arbetet varje januari.

Rutiner

Det ska finnas rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska gå till (8 §). “Det är viktigt att rutinerna hålls aktuella och är kända av alla som berörs”, säger ett allmänt råd. En rutin som bara chefen känner till är ingen rutin för den som stänger på lördag. Skriv den steg för steg och lägg den i personalhandboken.

Uppgiftsfördelning

Arbetsgivaren ska fördela uppgifterna i arbetsmiljöarbetet till chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare (9 §), och de som får uppgifterna behöver befogenheter, resurser och kunskaper för dem. Ett allmänt råd påminner om att arbetsgivaren alltid har kvar ansvaret, även när uppgifter är fördelade.

Skriv ner vem som gör vad, på varje enhet: vem som går skyddsronden, vem som tar emot tillbudsrapporter och vem som ser till att handlingsplanen följs. Tänk på semestern. Den som har ansvaret i juli är sällan den som har det i mars.

Kunskaper

Arbetsgivaren ska se till att alla arbetstagare har tillräckliga kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet (10 §). Vid allvarliga risker ska det finnas skriftliga instruktioner. Här blir introduktionen av nyanställda en del av SAM. Extrapersonalen och sommarpersonalen ska också veta var brandsläckaren står, vad som gäller vid hot och vem de frågar.

Årlig uppföljning av SAM

“Arbetsgivaren ska varje år följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet”, säger 14 § i AFS 2023:1. Hittar ni brister ska arbetet förbättras. Från tio arbetstagare ska uppföljningen vara skriftlig. Ett allmänt råd säger att det kan finnas skäl att följa upp oftare, till exempel efter en omorganisation.

Uppföljningen gäller inte arbetsmiljön i sig. Den gäller om arbetet med den fungerar: gör ni det rutinerna säger, blir åtgärderna gjorda, vet folk vad som gäller? Frågorna står i mallen nedan. Gör uppföljningen tillsammans med skyddsombudet och någon som jobbar i passen, och ta med årets protokoll från skyddsronderna, tillbuden och handlingsplanen.

Mall för årshjul och årlig uppföljning

Mallen är en gratis PDF på två sidor: ladda ner årshjulet för SAM med årlig uppföljning (PDF). Första sidan är årshjulet med exemplen nedan ifyllda och en kolumn att bocka av. Andra sidan är den årliga uppföljningen, med frågorna nedan, och en tabell för vem som gör vad.

Ingen lag eller föreskrift kräver ett årshjul, och mallen gör inte arbetsmiljöarbetet åt er. Månaderna är vårt förslag. Paragraferna visar vilket krav punkten hjälper er med, inte att regeln kräver just den månaden.

Så använder ni mallen

• Skriv in enheten, året och vem som håller i årshjulet.
• Stryk det som inte passar er och lägg till det som är ert, som en ombyggnad eller en nyöppning.
• Sätt en person som ansvarig för varje månad, inte en roll.
• Ta månadens punkt på APT:n, så att alla pass hör vad som är gjort.
• Gör den årliga uppföljningen på sidan två tillsammans med skyddsombudet.
• Skriv in det som ska bli bättre i handlingsplanen, med en ansvarig och ett datum.

Årshjul för restaurang, hotell och butik

Månad	Vad ni gör	Vem	Varför
Januari	Årlig uppföljning av arbetsmiljöarbetet och genomgång av policyn	Driftchef och skyddsombud	14 § och 7 §
Februari	Uppdatera vem som gör vad i arbetsmiljöarbetet på varje enhet	Driftchef	9 §
Mars	Skyddsrond på varje enhet inför sommaren	Enhetschef och skyddsombud	11 §
April	Riskbedöm sommarens förändringar: uteservering, värme, nya pass och extrapersonal	Enhetschef	11 §
Maj	Introduktion för sommarpersonalen: rutiner, risker och vem man frågar	Enhetschef	10 §
Juni	Skyddsrond i full sommardrift och kontroll av att vårens åtgärder hjälpte	Enhetschef och skyddsombud	11 och 13 §§
Juli	Bestäm vem som har ansvaret under semestern och att den personen vet det	Driftchef	9 §
Augusti	Medarbetarundersökning om arbetsbelastning, arbetstider och trivsel	Driftchef eller HR	11 §
September	Skyddsrond på varje enhet inför hösten	Enhetschef och skyddsombud	11 §
Oktober	Riskbedöm julhandeln eller julborden: öppettider, bemanning och ensamarbete	Enhetschef	11 §
November	Gå igenom årets tillbud och olyckor: vad hände och vad ändrade ni?	Driftchef och skyddsombud	12 §
December	Skyddsrond i julrusningen och genomgång av det som är kvar i handlingsplanen	Driftchef och enhetschef	11 och 13 §§

Varje månad: tillbud och risker som stående punkt på APT:n, och nya medarbetare får sin introduktion innan de står ensamma.

Skyddsronden ligger varje kvartal, som vi föreslår i guiden om skyddsrond. Har ni mer som händer i köket eller på lagret, gå dem oftare där.

Frågor till den årliga uppföljningen

• Finns arbetsmiljöpolicyn, och känner cheferna till den? (7 §)
• Stämmer rutinerna med hur ni jobbar, och känner alla som berörs till dem? (8 §)
• Vet varje chef vilka arbetsmiljöuppgifter som är deras, och har de tid och kunskap för dem? (9 §)
• Har alla, också extrapersonal och sommarpersonal, fått veta hur arbetet går till och vilka riskerna är? (10 §)
• Har ni undersökt arbetsmiljön och riskbedömt förändringarna under året? (11 §)
• Har ohälsa, olycksfall och allvarliga tillbud utretts? (12 §)
• Blev åtgärderna i handlingsplanen gjorda och kontrollerade? (13 §)
• Har arbetstagarna och skyddsombudet fått vara med? (6 §)
• Räcker er egen kunskap, eller behöver ni hjälp utifrån, som företagshälsovård? (15 §)

SAM på flera enheter

Gör det som är gemensamt en gång och det som är lokalt där det finns. Det är vårt förslag, för föreskrifterna säger inget om hur ni delar upp arbetet mellan huvudkontor och enheter.

• Policyn och rutinerna skrivs en gång, centralt, och gäller på alla enheter. Ändrar ni en rutin går ändringen ut till alla samma dag.
• Ronden, riskbedömningen och introduktionen görs på plats, med enhetens chef, skyddsombudet och dem som jobbar där. Lastkajen och nattreceptionen finns bara på en adress.
• Årshjulet är detsamma, så att ni kan lägga enheterna bredvid varandra i januari. Fråga om raderna som har stått still, inte om pärmen finns.
• Uppgiftsfördelningen skrivs per enhet, så att det syns vem som har ansvaret när chefen byts eller går på semester.

SAM i passet med Todolo

SAM görs på ett möte i januari, men arbetsmiljön finns i passet: vid fritösen i middagsrusningen, i kassan när någon stänger ensam och i nattreceptionen. Där är teamet, och där behöver arbetet leva. Todolo är appen för hela passet, en medarbetarapp där personalen får nyheterna, chattar, går sina utbildningar och hittar rutinerna.

Skyddsronden kan bli en checklista per lokal eller avdelning, med en QR-kod på varje plats så att den som går ronden startar rätt checklista där hen står. Så fungerar digital rondering med QR-kod. Den som ser en risk rapporterar den i telefonen, på punkten i checklistan eller i ett formulär, med bild. Ärendet får en ansvarig och ett förfallodatum, och allvarlighetsgraden följer den skala ni själva sätter upp.

Rutiner och ändringar går ut i ett inlägg till rätt enheter och roller, och läskvittensen visar vilka som har läst. Står rutinen i er handbok kan teamet fråga TOD, Todolos AI-assistent, om den mitt i passet. Hos ESS Group är AJ/OJ-rapporteringen ett eget arbetsflöde, bredvid felanmälan och en kanal för säkerhetsobservationer. Läs mer om ärenden och arbetsflöden i Todolo Operations.

Todolo har ingen färdig modul för SAM och uppfyller inget krav åt er. Policyn, bedömningarna och ansvaret för arbetsmiljön ligger kvar hos arbetsgivaren.

Vanliga frågor om systematiskt arbetsmiljöarbete

Gäller SAM för små företag?

Ja. AFS 2023:1 gäller all verksamhet där någon jobbar för en arbetsgivare (3 §), också ett kafé med två anställda. Är ni färre än tio behöver policyn, rutinerna, uppgiftsfördelningen och uppföljningen inte stå på papper, men de ska finnas. Riskbedömningen och handlingsplanen ska alltid vara skriftliga.

Vem ansvarar för SAM?

Arbetsgivaren (4 §). Uppgifterna kan fördelas till chefer och andra (9 §), men ansvaret ligger kvar hos arbetsgivaren. I en restauranggrupp betyder det att enhetschefen gör jobbet på sin enhet, och att ledningen ser till att hen har tid, befogenheter och kunskap för det.

Vilken roll har skyddsombudet?

Skyddsombudet företräder arbetstagarna i arbetsmiljöfrågor (6 kap. 4 § arbetsmiljölagen), och arbetsgivaren ska ge skyddsombud och arbetstagare möjlighet att medverka i arbetet (6 § i AFS 2023:1). Bjud in ombudet till ronden, till riskbedömningarna och till den årliga uppföljningen. Arbetstagarna ska också få vara med, med eller utan skyddsombud.

Måste vi ha företagshälsovård?

Bara om er egen kunskap inte räcker. Arbetsgivaren ska anlita företagshälsovård, eller motsvarande sakkunnig hjälp utifrån, när kompetensen i den egna verksamheten inte räcker för arbetsmiljöarbetet eller rehabiliteringen (15 §).

Måste man ha ett årshjul?

Nej. Ingen regel kräver ett årshjul. Det som krävs är att arbetet är systematiskt, att riskerna undersöks regelbundet och att arbetet följs upp varje år. Ett årshjul är ett enkelt sätt att se till att det blir gjort, och att det inte samlas till december.

Vad händer om vi inte bedriver SAM?

Vid en inspektion får ni först ett inspektionsmeddelande. Rättar ni inte till bristerna kan Arbetsmiljöverket besluta om föreläggande eller förbud, och det får förenas med vite (7 kap. 7 § arbetsmiljölagen). AFS 2023:1 finns inte på Arbetsmiljöverkets lista över regler med sanktionsavgift.

Kan Todolo sköta SAM åt oss?

Nej. Arbetsmiljöarbetet gör ni, med skyddsombudet och dem som jobbar i passen, och ansvaret ligger kvar hos arbetsgivaren. Appen bär det som händer mellan mötena: ronden som checklista, risken som rapporteras med bild och handlingsplanen som följs upp med ansvarig och datum.

Börja med januari

Ni behöver inte göra allt på en gång. Boka den årliga uppföljningen i januari med skyddsombudet, och ta med det ni redan har: protokollen från skyddsronderna, tillbuden och handlingsplanen. Svara på frågorna i mallen, fyll i årshjulet för resten av året och sätt ett namn på varje månad.

På trettio minuter visar vi hur ert årshjul skulle se ut i Todolo, enhet för enhet. Ni behöver inte teckna något långt avtal, och ni har 30 dagars pengarna-tillbaka-garanti.

Boka en demo på trettio minuter