Introduktion av nyanställda: från första passet till första månaden, med checklista (PDF)

Lördag, kvart i elva. Elias börjar sitt första pass i köket, och restaurangen öppnar om en kvart. Kocken som skulle visa honom runt är sjuk, köksmästaren står vid passet och det enda Elias har fått är koden till personalingången. Förklädena hittar han själv. Var brandsläckaren hänger får han veta i december.

Kort svar: Introduktion av nyanställda är hur du tar emot en ny medarbetare så att hen kan göra jobbet säkert och på egen hand. Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:1 säger att arbetsgivaren ska se till att alla har “tillräckliga kunskaper om arbetet, och riskerna i arbetet” (10 §), och det allmänna rådet säger att det ska ske “så tidigt som möjligt”. En bra introduktion har fyra steg: innan första passet, första passet, första veckan och första månaden.

Elias är påhittad, men lördagen känner du nog igen om du är chef i restaurang, på hotell eller i butik. Guiden håller isär vad lagen kräver och vad som bara är klokt, och den fungerar lika bra för sommarpersonalen som för en ny souschef. Den är inte juridisk rådgivning. Vill du börja direkt kan du ladda ner checklistan för introduktion av nyanställda (PDF).

Vad är introduktion av nyanställda?

Introduktionen är tiden från att någon har tackat ja tills hen klarar sitt pass utan att någon behöver stå bredvid. Den kallas också onboarding eller arbetsplatsintroduktion, och det är samma sak. Det som skiljer en bra introduktion från en dålig är sällan hur mycket den innehåller. Det är att den är planerad, att en person har ansvaret och att den nya vet vem hen frågar.

Introduktionen är inte samma sak som utbildning. Utbildningen pågår hela anställningen, som vi skriver i guiden om personalutbildning. Introduktionen är början, och den har ett slut: när den nya kan jobba säkert och självständigt.

Vad säger lagen om introduktion?

Ingen lag heter introduktion, men flera regler säger vad den nya ska få veta och när. Det viktigaste står i AFS 2023:1, Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete.

Vad	Vad det betyder för introduktionen	Var det står
Kunskaper om arbetet och riskerna	Den nya ska veta hur jobbet görs och vad som kan gå fel, innan hen gör det	AFS 2023:1 10 §
Skriftliga instruktioner vid allvarliga risker	Till exempel fritösen, kemikalierna eller ensamarbete på natten, anpassade efter den som ska läsa dem	AFS 2023:1 10 §
Livsmedelshygien	Alla som hanterar mat ska övervakas och instrueras eller utbildas efter sina arbetsuppgifter	Förordning 852/2004, bilaga II, kapitel XII
Skriftlig information om anställningen	De flesta villkoren ska lämnas senast den sjunde kalenderdagen efter att den nya har börjat, också vid korta anställningar	6 c § lagen om anställningsskydd
Personalliggare	I restaurang ska alla som jobbar föras in varje dag, med namn, personnummer och när passet börjar och slutar	Skatteverket
Medarbetare under 18	Särskilda regler, bland annat om riskbedömning och rutiner för introduktion	AFS 2023:2, 8 kap.

Vad är krav och vad är råd?

Kravet i 10 § är att kunskaperna ska räcka för att ohälsa och olycksfall ska kunna förebyggas. Hur introduktionen ska se ut står i ett allmänt råd, som är vägledning och inte tvingande. Enligt rådet bör en introduktion ge förståelse för fyra saker:

1. Det systematiska arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen.
2. De egna arbetsuppgifterna, och hur de hänger ihop med andras.
3. Riskerna i verksamheten.
4. Vem man vänder sig till i arbetsmiljöfrågor.

Rådet säger också att introduktionen bör anpassas efter den nyas förutsättningar, till exempel ålder, erfarenhet och språkkunskaper, och att du bör se till att den nya har förstått instruktionerna. En pärm att läsa på egen hand räcker alltså sällan. Checklistan längre ner bygger på de fyra punkterna.

Introduktionen i fyra steg

Det mesta som går fel i en introduktion går fel för att allt ska hända första dagen. Dela upp den. Den nya tar in mer på fyra tillfällen än på ett, och du får chansen att se vad som fastnade.

1. Innan första passet

Här avgörs det mesta, och det tar en kvart. Bestäm vem som tar emot den nya, och skriv ett namn, inte en roll. Skicka ett meddelande med tid, plats, ingång, klädsel och vem hen ska fråga efter. Se till att kontot, schemat och nycklarna eller koderna är klara. Lägg första passet på en lugn dag om det går, inte på lördagslunchen.

2. Första passet

Börja med det som skyddar den nya och gästerna: nödutgångar, brandsläckare, första hjälpen och vart man vänder sig när något händer. I köket kommer hygienen och allergenerna före allt annat. Gå sedan igenom stationen eller avdelningen och låt faddern visa, inte berätta. Avsluta passet med fem minuter: vad var oklart?

3. Första veckan

Nu kommer rutinerna som inte syns första dagen: öppning och stängning, egenkontrollen, kassan, ensamarbete och vad som gäller vid hot. Visa var rutinerna och personalhandboken finns, och låt den nya göra uppgifterna själv med faddern bredvid. Stäm av kort i slutet av veckan.

4. Första månaden

Boka ett uppföljningssamtal innan den första veckan är slut. Fråga vad som fungerar, vad som saknas och vad som var konstigt. En ny ser saker som alla andra har slutat se. Kontrollera att kunskaperna sitter, med ett quiz eller genom att be den nya visa. När hen kan jobba säkert och på egen hand är introduktionen klar. Skriv under det.

Checklista för introduktion av nyanställda

Checklistan är en gratis PDF på två sidor: ladda ner checklistan för introduktion av nyanställda (PDF). Första sidan är punkterna nedan, med en ruta att bocka av, datum och vem som gick igenom punkten. Andra sidan är uppföljningen efter första månaden. Stryk det som inte gäller er och lägg till det som bara finns hos er, som en lastkaj eller en nattreception.

Innan första passet

• Utse en fadder som tar emot den nya och kan svara på frågor
• Skicka tid, plats, ingång, klädsel och vem hen ska fråga efter
• Lägg in den nya i schemat och, i restaurang, i personalliggaren
• Ordna konto, nycklar eller koder, skåp och arbetskläder
• Förbered den skriftliga informationen om anställningen, senast dag sju
• Lägg första passet på en lugn dag om det går

Första passet

• Visa nödutgångar, brandsläckare, återsamlingsplats och första hjälpen
• Berätta vart man vänder sig vid tillbud, olycka eller hot
• Gå igenom hygienrutinerna och allergenerna i köket
• Visa stationen eller avdelningen och de viktigaste rutinerna
• Presentera kollegorna, chefen och skyddsombudet
• Avsluta med fem minuter om vad som var oklart

Första veckan

• Gå igenom öppning, stängning och egenkontrollen som berör rollen
• Gå igenom skriftliga instruktioner för allvarliga risker
• Visa var rutinerna och personalhandboken finns
• Gå igenom kassan, ensamarbete och vad som gäller vid hot
• Låt den nya göra uppgifterna själv med faddern bredvid
• Stäm av i slutet av veckan och boka uppföljningen

Första månaden

• Håll uppföljningssamtalet med frågorna på sidan två
• Kontrollera att kunskaperna sitter, med quiz eller genom att låta den nya visa
• Bjud in till nästa APT
• Gå igenom det som fortfarande är oklart, med en ansvarig och ett datum
• Skriv under att introduktionen är klar

Uppföljning efter första månaden

Samtalet tar en kvart och ska handla om introduktionen, inte om lön eller mål. Det kommer i medarbetarsamtalet. Frågorna står också i mallen.

• Vet du vad som ska göras på ditt pass, och var du hittar rutinerna?
• Vet du vart du går om något händer, och vem som är skyddsombud?
• Finns det något i jobbet som känns osäkert eller riskabelt?
• Vad har varit svårast att lära sig, och vad saknade du?
• Vad tycker du är konstigt hos oss, som vi borde ändra?
• Är det något du vill gå igenom igen, och med vem?

Introduktion för extrapersonal och sommarpersonal

Kravet på kunskaper gäller alla som jobbar, oavsett anställningsform. Den som går in två lördagar i månaden ska veta lika mycket om nödutgången som den som jobbar heltid. Det som skiljer är att introduktionen måste gå fortare, så prioritera:

• Före första passet: nödutgångar, brandsläckare, vem man frågar och, i köket, hygien och allergener.
• Första veckan: resten av checklistan, i den takt passen tillåter.
• Medarbetare under 18: läs vad som gäller i 8 kap. AFS 2023:2 innan de börjar, och se till att de inte står ensamma med något de inte får göra.

Sommarpersonalen behöver sin introduktion innan säsongen börjar, inte mitt i den. I vårt årshjul för SAM ligger den i maj, så planera den redan i mars. Anställer ni många samtidigt, gör den gemensamma delen i grupp och den lokala delen på plats.

Introduktion på flera enheter

I en kedja är frestelsen att låta varje enhet göra som den alltid har gjort. Det blir lika många introduktioner som chefer. Dela i stället upp den:

• Det som är lika överallt skriver ni en gång: rutinerna, personalhandboken, hygien och allergener, kassan och hur man rapporterar ett tillbud.
• Det som bara finns på en adress gör enheten själv: nödutgångarna, lokalen, kollegorna och vem som är skyddsombud.
• Följ upp samma sak överallt. Vet du hur många av höstens nyanställda som har fått hela sin introduktion, och på vilka enheter det fattas?

Vanliga misstag i introduktionen

• Allt första dagen. Den nya kommer ihåg nödutgången och glömmer resten. Sprid ut det på fyra tillfällen.
• Ingen som äger den. “Någon visar dig” betyder ofta att ingen gör det. Skriv ett namn.
• Pärmen i stället för en människa. Att läsa en rutin är inte samma sak som att ha sett den göras.
• Extrapersonalen hoppas över. Det är ofta de som står ensamma en kväll i juli.
• Ingen uppföljning. Utan samtalet efter en månad vet du inte vad som fastnade.
• Allt på ett språk. Läser den nya bättre på ett annat språk är det den versionen som skyddar hen.

Introduktion i passet med Todolo

Todolo är appen personalen öppnar för hela passet, och introduktionen ligger i samma app som allt annat.

• Kontot är klart före första passet. Läggs den nya in i Caspeco, Personalkollen eller Planday får hen sitt konto i Todolo automatiskt, med rätt enhet och rätt behörighet. Ingen jobbmejl behövs.
• En introduktion per roll. I People bygger du introduktionsvägar med kurser och quiz som den nya gör i telefonen, på sitt eget språk. Du ser vem som har klarat vad. Kursbevisen är interna, inga officiella intyg.
• Rutinerna där jobbet görs. Öppning, stängning och egenkontroll ligger som checklistor per station, och viktiga besked går ut med läskvittens.
• Svar utan att fråga kollegan för tredje gången. TOD svarar ur era egna handböcker och rutiner, på det språk frågan ställs.

Vanliga frågor om introduktion av nyanställda

Hur lång ska introduktionen vara?

Det finns ingen regel om hur lång den ska vara. Den är klar när den nya kan göra sitt jobb säkert och på egen hand. För de flesta roller i restaurang, hotell och butik är en månad en rimlig ram, med det viktigaste före och under första passet.

Vem ansvarar för introduktionen?

Arbetsgivaren, som ska se till att alla har tillräckliga kunskaper (10 § AFS 2023:1). Uppgiften kan fördelas till enhetschefen (9 §), som ofta låter en fadder göra en del av den. Ansvaret ligger ändå kvar hos arbetsgivaren.

Måste timanställda och extrapersonal få en introduktion?

Ja. Kravet i 10 § gäller alla arbetstagare, och skyldigheten att lämna skriftlig information om anställningen gäller också anställningar som bara pågår en dag.

Vad är skillnaden mellan introduktion och onboarding?

Ingen. Onboarding är det engelska ordet för samma sak. Ibland används onboarding för hela första tiden, inklusive avtal och konton, och introduktion för det som händer på arbetsplatsen. Checklistan täcker båda.

Får introduktionen vara på ett annat språk än svenska?

Ja, och ibland bör den vara det. Det allmänna rådet till 10 § säger att introduktionen bör anpassas efter språkkunskaper, och de skriftliga instruktionerna vid allvarliga risker ska vara anpassade efter den som ska läsa dem.

Börja med nästa som börjar

Du behöver inte bygga om hela introduktionen i dag. Skriv ut checklistan (PDF), skriv in ett namn som fadder och boka uppföljningssamtalet innan den nya har gått hem från första passet.